作者：陈书悦
「写在前面」
鸣金网将在公众号当中，开设专栏，邀请国内资深领域学者和实践者，为我们的用户分享一些有实践价值的内容。首篇将以“时间管理”为内容，共有20篇的篇幅，每周一到周五，每天一篇进行分享。
希望大家每天打卡，最后一定会有所收获。并以此感谢鸣金用户的长期支持和鼓励。
假设我是一个会魔法的小仙女，可以每天多给你1小时，你会用这1小时干什么呢？
而且我告诉你：掌握小魔法的人，其实是你自己。今天，我就教你3个时间管理“小魔法”。

小魔法1——每天5件事
在“时间管理”模块，不仅大量使用清单法，而且使用带优先级的清单法(ABC法)，加上重装“大炮”：时间管理“田字格”，从重要性和紧急性两个维度，去管理你的每日事项。
说实话，如果你的工作比较繁杂、且知识含量丰富，你会觉得带优先级的田字格并不那么好使。
为啥呢？一是因为工作量难以预估，你不能准确判定做一件事需要多长时间；二是你经常身不由己，你的相当多时间是由别人安排的；三是人性之贪，你每天总想做更多的事情。
其结果是，你每天都忙得七荤八素，成效很难令人满意。晚上上床睡觉时，觉得又是一个毫无结果的疲惫一天。
有什么“小魔法”？有！少就是多，每天只做5件最重要的事：
1.每天结束时、最好是睡觉之前，列写明天待办的5项重要事项。这只需要几分钟，而且只有5项，容易做到。
2.确保只有5项，而且只能是5项最重要的事情。必须不是5项最容易办到的事情、不是5项最快能办到的事情、也不是5项最紧急的事情，而是5项真正最重要的事情。
3.如果一天下来只完成清单中的3项，则允许滚动，明天的第1项与第2项就直接延续。
4.坚持每天做下去，很快能养成列出最重要5件事项的习惯。形成习惯后，你就会记得对自己承诺了要做什么。
小魔法2——45分钟会议
工作离不开会议，但大多数会议却“光荣”成为浪费时间的“利器”。
你的会议是不是这样：
1.头儿说开个10分钟钟小会，结果瞎扯了1小时。
2.会议计划9点开始，实际9点半才正式开始。
3.所有人都迟到，所有人都打呵欠无精打彩。
4.上面开大会、下面开小会，大家都在闲聊。
5.发言人照着PPT或讲稿念，听众只好跟着读。
6.会议开始前，花5分钟时间讨论由谁作纪要。
7.经常说“这事就暂缓一下吧，下星期再说”。
8.议题未结束，时间却已到，别人等在会议室门口。
9.开会变成聊天，变成讨论一会儿工作餐订什么饭。
10.主持人说“请控制时间“，但每个发言人都依然超时。
这样的现象真是太普遍了，我随手可以列出100条。相信你一定有共鸣。
开会是一门大学问。这里的重点不是开会方法，而是开会怎样节约时间，所以我不便展开太多。
抄一个三星的会议法则送给你。三星在开会时，要求八个“必须”和三个“公式”。
八个必须是：
1.凡是会议，必有准备；
2.凡是会议，必有主题；
3.凡是会议，必有纪律；
4.凡是会议，会前必有议程；
5.凡是会议，必有结果；
6.凡是开会，必有训练；
7.凡是开会，必须守时；
8.凡是开会，必有记录。
三个公式是：
1.光是开会，如果会后没有人落实，等于零。
2.会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零。
3.抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实。
开会怎样节约时间？方法有很多，这里只介绍一个“小魔法”：45分钟会议。
为什么⼤多数会议都要开1⼩时？因为计划了1⼩时。
可是，如果你把原本1⼩时的会议计划，改成45分钟又能怎样？你会发现45分钟也足矣。
所以，你在做会议计划时，应该只计划45分钟，而不是1小时。
为了确保会议真的只持续45分钟，你可以把会议开始的时间确定在整点过一刻，比如9:15，并定好时间，10点整准时结束。
因为你通常并不需要1小时开一个会，你需要的只是 45 分钟，甚至更短！
小魔法3——更多自我日
你的日子，可以分为三种：
1.⾃我⽇
⾃我⽇是最好的⽇⼦，因为你将这些⽇⼦给予了世界上最重要的⼈——你⾃⼰。⾃我⽇⽤于给⾃⼰补充能量、提升智⼒和维护健康。
2.关键⽇
总有些日子，你需要聚焦在最关键的活动上。例如，给你带来最⼤收⼊的活动、最能满⾜客户需求的⼯作。
3.事务⽇
你的很多时间是用来处理事务的，例如清理杂物、约会、查看邮箱、购物、熨⾐服、接受不期⽽⾄的⼲扰等。
显然，三种日子都必不可少，但自我日最重要。
你说：这好办！我⼀周两个⾃我⽇、四个关键⽇和⼀个事务⽇，周末两天是⾃我⽇，拿一天处理事务，其余四天都是关键日。
但结果，你对事务⽇更有感觉，因为你⼀周七天都在忙于处理各种事务。
你可以先从⼀天⾃我⽇、四天事务⽇、两天关键⽇做起：
星期⼀：事务⽇
星期⼆：关键⽇
星期三：事务⽇
星期四：关键⽇
星期五：事务⽇
星期六：事务⽇
星期⽇：⾃我⽇
然后，你努力转变成这样：
星期⼀：事务⽇
星期⼆：关键⽇
星期三：关键⽇
星期四：关键⽇
星期五：⾃我⽇
星期六：⾃我⽇
星期⽇：⾃我⽇
怎样做？之前比较强调日计划和周计划，现在给你的“魔法”是年度规划和月度计划。把⼀年分成四个季度、把一个月分成四个星期，事先规划好季度和月度的⾃我⽇、关键⽇和事务⽇。
在这个规划中，应该⾸先考虑⾃我⽇，因为这是最重要的⽇⼦。正是自我日给你能量，你才能完成关键⽇的活动、并有效率地处理各种事务。
然后是关键⽇，可能需要根据已有的约会、计划中的旅⾏、交付截⽌日期等进⾏规划。
在《ABC三步，让2020成为你人生中最美好的一年》一文中，用“C4 创造难忘”一节介绍了怎样制造关键日，你可以点击查看。
剩下的，就是你的事务⽇了。它并不怎么需要规划。
往期文章：
1、浪费时间定律：你永远会浪费时间！
2、时间不可管理？管理时间=管理自己！
3、时间管理法则，帮你掌握生活大小事！
4、找到你最重要品质，确立核心价值观！
5、从价值观出发，决定中长期目标和每日任务的优先级
6、没有目标，就不可能达到目标。但如何设定明确目标？
7、不做计划总有借口，计划每⽇⼯作总有方法
8、专栏|时间管理工具1：时间管理矩阵
9、专栏|时间管理工具2：德鲁克四步法
10、专栏|时间管理工具3：周计划金字塔
11、专栏|时间管理工具4：为梦想填入日期

作者简介
：陈书悦博士(Dr. Iris Chen)，领诚科技首席顾问。清华大学博士。


在IT、数字化领域拥有近30年工作经验，曾在微软、清华大学等单位任职技术总监、讲师等职。在大型组织数字化转型、数据管理等领域拥有前沿技术和成功经验。此外，在个人时间管理、情绪管理和团队协作等领域有丰富的理论基础和实践经验。
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