本文首发于《商法》之“劳动法”栏目，

经授权转载
内部调查一直是企业处理职场舞弊、职场性骚扰以及其他员工违法违纪情形的重要手段，而《个人信息保护法》（下称《个保法》）的实施对企业内部调查提出了新的合规要求。
本文将重点探讨内部调查过程中与个人信息保护高度关联的内容，帮助企业实现该环节的合规化，降低相关法律风险。
《个保法》中企业处理员工信息时应具有合法事由。根据《个保法》第十三条规定，只要出于订立、履行合同所必需，或是按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需，企业便有权处理员工信息而无需取得个人同意。《个保法》第十七条规定，企业应当以显著、清晰、易懂的语言真实、准确、完整地向员工告知个人信息的处理目的、处理方式，处理的个人信息种类、保存期限等关键事项。据此，我们按照调查顺序就涉及员工信息的关键环节做如下分析：
调查启动
内部调查的启动与否依赖于对线索证据的获取及甄别。实操中多数线索证据来自于内部举报，而出于公正保密之需将举报窗口及调查机构设为关联第三方（如国外母公司、境内律所等）的情形较多。在举报内容涉及员工个人信息的情况下，企业应当注意到前述信息并不被企业掌握，而是直接由相关的第三方获取。第三方与员工之间并无合同关系，本身不符合通过劳动规章制度和集体合同实施人力资源管理的目的，而企业能否委托第三方处理该企业尚未掌握的员工信息也存在疑问，我们倾向性认为，此种情形下原则上应获得员工的个人同意。我们建议此类企业在规章制度或员工入职时就第三方能够以调查内部举报之目的处理员工个人信息一事进行告知，并由第三方获得员工的事前单独同意。
外部介入
调查初期，根据事态的复杂性及隐蔽性，企业会考虑引入律所等外部机构介入调查。我们倾向性认为企业有权根据通过委托处理的方式将员工信息转移给外部机构，而无需获得员工的单独同意。因为外部机构是以企业已合法获取的处理员工信息之权利为前提而收集到员工信息的。当然，企业还应当重视《个保法》第二十一条的规定，就委托处理的目的、期限、处理方式、个人信息的种类、保护措施以及双方的权利义务等进行详细约定，并对外部机构的个人信息处理活动进行监督。
取得线索证据
围绕线索进行证据挖掘，坐实违法违纪事实是内部调查的关键，而部分证据的收集过程与个人信息的处理密不可分。这里以对员工工作电脑、工作手机进行封存调查这一常见证据挖掘形式为例进行探讨。
《个保法》出台前，有判例认为企业擅自恢复工作手机通话录音之行为不合法，企业在行使管理权时应尽到审慎义务，最大限度保护员工的个人隐私。《个保法》出台后，有观点认为企业可以基于规章制度规定的内部调查这一人力资源管理目的，对企业分配的工作电脑和工作手机中的个人信息进行处理。鉴于《个保法》有关的配套实施细则均未出台，加之《民法典》中隐私权等规定所带来的法律风险仍然存在，出于谨慎原则，我们建议先通过规章制度等方式就企业可出于内部调查之目的处理员工工作电脑、工作手机中的个人信息这一内容履行告知义务，让员工有合理期待。涉及到员工隐私的，建议事先获得员工单独授权同意后再进行收集。
公布结果
除涉及员工个人隐私外（如职场性骚扰），多数企业会将坐实后的调查处理结果进行全员通报，以起到震慑全员的作用。而全员通报中经常能见到诸如员工姓名、工号、身份证号、肖像照片、具体违纪事实等直接锁定员工信息的内容。《个保法》出台后，企业的管理权与员工的个人信息保护之间的冲突可能加剧。《个保法》第五、六条规定，处理个人信息应当坚持必要性原则，且应当限于实现处理目的的最小范围，而类似工号、身份证号、肖像照片等因突破前述必要性与最小范围原则，易给企业带来法律风险。对此，我们建议企业在全员通报中避免出现此等与惩戒目的关联较小的员工信息，对违纪事实进行简化陈述，对员工的姓名采取去标识化的处理手段，以达到肃清职场风气及员工信息合规处理的双重目标。
劳动和雇佣专栏往期文章
  1. 《个人信息保护法》对企业用工管理的影响与合规建议

  2. Impact of personal information protection law on enterprise

  3. 居家办公涉及的常见用工法律问题与解答
  4. 员工造成经济损失，企业如何主张赔偿
  5. Holding employees liable for damages in court
  6. Remedial Measures for Non-Renewal of a Fixed-Term Labor Contract
  7. 用人单位如何应对职场中的性骚扰
  8. 未及时续签劳动合同的补救措施
  9. 如何认定劳动争议案件中的高级管理人员？
  10. Identifying senior management in labour disputes
  11. 创业企业联合创始人的竞业限制操作要点
  12. How startups enforce non-competition of departing co-founders
  13. 京沪两地退休年龄问题
  14. Retirement ages in Beijing and Shanghai
  15. 舞弊员工处理的合规要点分析
  16. 不正従業員の処遇に関するコンプライアンス上のポイントに関する分析
  17. Key compliance points when disciplining employees for fraud
  18. 竞业限制启动条款的效力分析
  19. 《民法典》生效，影响劳动合同了吗
  20. 『民法典』の施行は労働契約に影響を及ぼしたか？
  21. Does Civil Code affect the labour contract ?
  22. 客观情况发生重大变化下的劳动合同解除
  23. Termination of Employment under Changes of Circumstances
  24. 简析金融机构“风险金”制度
  25. Analysis of ‘risk fund’ system of financial institutions
  26. 类案检索制度影响下的单方待岗的合规注意事项
  27. Typical cases guide compliance on unilateral furloughing
  28. “协商变更”劳动合同常见误区
  29. Misconception with changing employment contract by consultation
  30. 劳动争议案件中的证据选择和准备
  31. Selection, preparation of evidence in labour dispute cases
  32. “社保入税”的新阶段与影响
  33. 试用期的深度解析（下）
  34. 试用期的深度解析（上）
  35. Non-compete Restriction
  36. 竞业限制调查取证的“新方法”
  37. 类案检索新规对企业劳动风险管理的重要影响
  38. The New Regulations on the Similar Cases Retrieval
  39. 公司提前解散关键法律问题解答
  40. 疫情影响下企业的灵活用工和员工安置
  41. 语音课堂丨劳动法第二期：停工停产
  42. 语音课堂丨劳动法第一期：疫情影响下企业的灵活用工安排
  43. Key Employment Issues amid COVID-19
  44. 疫情防控下的企业用工合规问题解答
  45. 疫病予防制御期間における使用者のコンプライアンス上の問題に関する回答
  46. 2019年劳动法领域重点立法与政策变化回顾
  47. Review of Key Updates to Employment Laws and Policies in 2019
  48. 关于“三期”员工的问与答——从上海地区的规定和实践出发
  49. 关于“三期员工”的问与答 Q&A About “Employee Undergoing Three Periods”
  50. 全球员工股权激励指引（中国篇）
  51. Employment Issues in China M&A Deals 
  52. 收集和使用员工个人信息合规问题分析（上篇）
  53. 收集和使用员工个人信息合规问题分析（下篇）
  54. Compliance Issues on Employees' Personal Information
  55. 离职员工递延奖金发放的法律风险分析
  56. 从劳动法视角看“996工作制”
  57. 董事与高级管理人员的法定竞业限制义务——用人单位救济障碍与应对策略分析
  58. Directors and Senior Management's Non-Compete Obligations
  59. 用人单位是否需要为非全日制员工缴存住房公积金
  60. 防止被收购企业股东另起炉灶，竞业禁止条款如何巧妙设置？
  61. 谈谈企业规章制度民主程序的“是与非” ——以《劳动合同法》第四条第二款的司法实践解读为视角
作者介绍
喻鑫律师本科就读于武汉大学法学院，研究生就读于人民大学法学院。喻律师具有14年以上法律从业经验，主要业务领域为人力资源及资本服务。喻律师拥有丰富的成功经验和战绩，尤其在服务新经济与高科技公司、投资基金与金融机构、外资企业、国有企业、创始人及高管方面。
喻律师被The Legal 500评为“2022年度亚太地区劳动与雇佣业务领域推荐律师”，被LEGALBAND评为“2022年度中国顶级律师排行榜劳动法业务第二梯队推荐律师”，被《中国法律商务》China Law & Practice Awards 提名为“2019年度劳动法杰出律师”。
喻鑫律师历史文章
  1. ‍员工造成经济损失，企业如何主张赔偿
  2. Holding employees liable for damages in court
  3. Remedial Measures for Non-Renewal of a Fixed-Term Labor Contract
  4. 未及时续签劳动合同的补救措施
  5. 创业企业联合创始人的竞业限制操作要点
  6. How startups enforce non-competition of departing co-founders
  7. 舞弊员工处理的合规要点分析
  8. 不正従業員の処遇に関するコンプライアンス上のポイントに関する分析
  9. Key compliance points when disciplining employees for fraud
  10. 竞业限制启动条款的效力分析
  11. 《民法典》生效，影响劳动合同了吗
  12. 『民法典』の施行は労働契約に影響を及ぼしたか？
  13. Does Civil Code affect the labour contract ?
  14. 类案检索制度影响下的单方待岗的合规注意事项
  15. Typical cases guide compliance on unilateral furloughing
  16. “社保入税”的新阶段与影响
  17. 竞业限制调查取证的“新方法”
  18. Non-compete Restriction
  19. 类案检索新规对企业劳动风险管理的重要影响
  20. The New Regulations on the Similar Cases Retrieval
  21. 公司提前解散关键法律问题解答
  22. 疫情防控下的员工管理与安置合规指引
  23. 北京复工、看护安排等近期新政解读
  24. 疫情防控下的企业用工合规问题解答
  25. 疫病予防制御期間における使用者のコンプライアンス上の問題に関する回答
  26. 全球员工股权激励指引（中国篇）
  27. The Democratic Procedures  Partial Interpretation
  28. 离职员工递延奖金发放的法律风险分析
  29. 用人单位是否需要为非全日制员工缴存住房公积金
  30. 谈谈企业规章制度民主程序的“是与非”;——以《劳动合同法》第四条第二款的司法实践解读为视角
  31. 竞业限制协议的典型漏洞与风险探析
  32. 监管风暴及应对 |从资本市场视角解读“全国劳动用工与社会保障专项检查”
  33. 公司搬迁与资产转移时的员工安置解析
  34. 【威科先行年度访谈】竞业限制纠纷：变化不止在细微之间——访竞天公诚喻鑫、胡科律师‍

段灵娜律师本科就读日语专业，并在华东政法大学获得法律硕士学位，具有5年以上人力资源法律服务经验。段律师的主要业务领域为人力资源法律。
在加入竞天公诚之前，段律师曾在主营劳动业务的日本律所上海代表处工作，并在其他知名中资律所劳动业务团队从事律师工作。段灵娜律师曾为多家企业提供高质量、个性化的人力资源法律服务，包括但不限于参与劳动人事合规尽职调查，处理大型员工安置，设计员工解聘方案，代理劳动争议纠纷，提供劳动人力资源法律培训等事宜。
段律师的工作语言是中文和日文。
段灵娜律师历史文章
  1. 舞弊员工处理的合规要点分析
  2. Key compliance points when disciplining employees for fraud
  3. 不正従業員の処遇に関するコンプライアンス上のポイントに関する分析
继续阅读
阅读原文