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相对于员工而言，用人单位通常在劳动争议案件中承担更重的举证责任。因此，如何选择、组织和准备证据对用人单位来说尤为重要。本文中，笔者基于实践中可能存在的误区，结合在劳动争议案件代理中的经验，分享一些针对用人单位证据选择和准备的实操建议。
  常见误区 
劳动争议案件中，用人单位可能会因为如下误区导致其提交的证据不被裁审机构认可，甚至最终因此败诉：
1.不经筛选，提交所有可能相关的证据
很多用人单位往往认为，能证明自身主张或反驳对方的证据提交得越多越能为自己增加胜算。实际上，表面看上去有利的证据可能隐含某些对用人单位不利的内容。并且，如果提交的多项证据在同一待证明事实上相互矛盾，也很有可能给用人单位带来不利后果。例如，为证明员工的入职日期，用人单位同时提交了书面劳动合同和工资发放的银行流水，但后者显示初次发薪的日期早于劳动合同的起始日期，这种情况下，裁审机构更可能做出对用人单位不利的认定。
2.忽视视听资料和电子数据的真实性和合法性要求
近年来，视听资料和电子数据常常作为证据在劳动争议案件中被提交。举例而言，员工与用人单位之间就工资报酬、劳动合同解除或者员工违纪行为等事宜进行沟通所形成的录音、办公场所的监控录像就属于视听资料，而微信聊天记录、微信朋友圈记录、电子考勤数据则属于电子证据。实践中，用人单位常因处理不慎而导致该类证据在真实性和合法性方面不被认可。首先，在真实性方面，以录音证据为例，裁审机构要求音频应保存在原始录音设备中并应提交原始音频的全部内容，如果用人单位将音频拷贝出来后从原始设备中删除，或者仅是截取音频片断或进行不同音轨合成，将导致录音证据丧失真实性。其次，视听资料和电子数据应采用合法手段取得，通过侵犯他人合法权益或者其他非法方式形成的证据（比如在隐私场所如单位卫生间、更衣室或员工私人住所形成的录音录像）将构成非法证据而无法被采用。
3.高估或过分依赖证人证言的作用
用人单位经常高估证人证言的作用，认为只要有其他当事员工作证就能说明问题。实际上，裁审机构通常都会认为在职员工做出的陈述因其具有利害关系而无法客观反映事实，从而不予认可。更重要的是，证人证言只能起到辅助证明的作用。实践中裁审机构一般不会仅凭证人证言一项单独证据来直接认定案件事实，而通常会要求提供其他证据进行辅证。
  实操建议 
笔者建议用人单位在选择和准备证据时关注如下事项：
证据筛选
用人单位应围绕案件的主张事项、争议焦点和己方观点等方面梳理待证明事实，并根据待证明事实对手头的证据进行全面梳理和评估，排除含有对己方不利内容的证据，避免出现证据互相矛盾的情况，最终筛选出有利于己方的证据。
全盘考虑
劳动争议案件在举证方面具有特殊性，表现在如果与争议事项有关的证据属于用人单位掌握和管理的（如工资单、考勤记录、加班审批表、休假单），则应当由用人单位提供。因此，用人单位应对自身负有举证责任但对其不利的证据提前作全盘考虑和准备，以便后续有效应对。在笔者代理的一起有关员工主张加班费的案件中，客户作为用人单位被要求提交员工的考勤记录，以查明其是否存在加班事实。本案进入庭审前，笔者协助用人单位对考勤记录及员工的休假申请单进行了全面梳理，发现员工为证明加班，提交的证据与单位留存的考勤记录和休假申请单所反映的情况不相符。对此，除提交考勤记录之外，笔者还围绕这些矛盾之处，协助单位补充准备并提交了监控录像、门禁刷卡记录和休假申请单等材料，证明员工声称的加班情况并不存在，法院最终支持用人单位并驳回了员工的加班费主张。
证据固定
用人单位提交电子数据和视听资料时，应注意遵循文件保存方面的要求，并确保文件的完整性，必要时以公证方式进行固定。另外，在收集和准备电子数据证据时，可运用一些技巧，以增强其证明力。以微信聊天记录为例，实践中常出现的一项举证难点在于需要证明之前聊天记录中的当事人就是案件当事人。对此，笔者建议在微信沟通时补充一些简单问题以确认对方的身份，以免将来对方否认系其本人发送的信息。对于已经通过微信沟通的重要信息，用人单位还可考虑通过发送书面函件或者电话、录音等方式补充确认。
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作者介绍
 刘琦  
合伙人
021-2613 6125
[email protected]
刘琦律师毕业于华东政法大学和德国法兰克福大学，分别获得法学学士和法学硕士学位，之后曾在耶鲁大学短期进修美国法。刘律师2006年获得中华人民共和国律师资格。
刘律师具有超过10年的法律从业经验，主要业务领域为劳动法和公司法。刘律师拥有丰富的涉外法律服务经验。刘律师曾参与多家跨国公司在华企业员工遣散、安置及转移项目。刘律师同时擅长为跨国企业提供高质量的人力资源法律服务，包括起草和修订雇佣相关的法律文件，协助高管解雇谈判，以及提供人力资源合规、员工安置及遣散、外国人在华就业和居留和劳动争议解决等方面的法律服务。她严谨、负责、务实而高效的工作风格受到其欧美客户的高度评价及认可。
刘律师2019年1月加入竞天公诚之前，曾在北京斐石(上海)律师事务所担任合伙人，并曾在美国贝克·麦坚时国际律师事务所、德国百达国际律师事务所等大型国际、国内律师事务所工作十余年。刘律师多次举办劳动法研讨会，且在《German Chamber Ticker》、威科、律商等多家法律媒体发表中英文文章。刘律师被世界知名法律媒体Who's Who Legal 评选为2020年度中国劳动法领域领先律师。

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