给女友的一封信：作为母亲和律所合伙人，我如何做时间管理和知识管理

昨日女神节，收到一位女友的节日祝福，聊起各自的状况，谈到时间管理和知识管理。聊完后，我决定这期文章不用原来的选题，改以信函的方式和这位朋友继续探讨，也与芳谈读者们共勉。

朱华芳：中国人民大学民商法学硕士，曾担任世界500强企业中国中化集团公司法律部副总经理，熟悉能源、农业、化工、地产和金融等多个领域的业务运作和法律工作，有十余年的公司法律风险管控和涉外争议解决经验。

亲爱的：

所里通知，“全体女员工于3月8日（周三）下午放假半天”。不知道这个下午，你是不是也可得闲半日，约上三五知己，或聊个海阔天空，或逛个满载而归。

上午和你短暂聊完后，我一直在试图梳理我在时间管理和知识管理上的想法和做法。这个下午，就让我们以信函方式继续上午的话题吧。

时间管理

你说，看我好像每天能做很多事情，工作、上课、写文章、带孩子、锻炼，不知道是如何做到的。其实，我从未像现在这样觉得时间不够用，希望每天都可以变得长些，长些，再长些，以至于经常不舍得睡觉。

但一天还是只有24个小时。没睡好，脑子转得慢，仅有的24个小时都要打折扣。所以，我越来越意识到，要把24个小时过成30个小时，熬夜不是办法，管理好时间才是王道。

看过一个TED演讲。主讲人时间管理研究专家Laura Vanderkam讲了她采访一个大忙人的故事。这个大忙人经营着一个企业，要照顾六个孩子。Laura电话联系她，想问她是如何做到无所不能的，但这位大忙人说她没时间和Laura说话，因为那天春光明媚，她在远足。后来，Laura终于采访到这位大忙人，了解到她的理念是“我做的所有的事情，我花的每分每秒，都是我的选择”；她的时间管理法则是，只把时间花在重要的事情上面，她认为远足很重要，所以她有时间也必须抽出时间去享受自然，锻炼身体。

其实，所有高效人士，都是像这位大忙人一样严格遵守要事优先规则的人。

关于要事优先规则，网上有一大堆文章。下面的这个四象限法则（多做第一第二象限的事，少做第三象限的事，不做第四象限的事），你想必也非常熟悉。我只说说在时间管理方面我感受最深的三点。

一是保持清醒，有意识地不断审视什么对自己是重要的。

我有过这样的经历：每天很“勤奋”很“充实”，一点没闲着，但几个月过去，回神一想，不见有什么成果，也记不起做了什么，心里慌慌的。我想这也是“浑噩”状态之一种吧。不少忙碌的人，都容易犯这个毛病，让自己的绝大部分时间被第三象限的事务占据，过程很充实，结果很空白。

你把时间花在哪儿，你就成为什么样的人，所以先要弄清自己想成为什么样的人。想成为作家，就多阅读、勤练笔，深入生活。想参加马拉松，就得保证每周跑够里程。你说你想转型做律师，亲爱的，那就先集中精力备战司考。

日复一日的生活，容易让人进入下意识驾驶模式，忘了自己要去哪里。所以，用好时间，最关键的是保持清醒，持续地审视什么对自己是重要的。当然，你可能一时并无明确答案，你的认识也会不断发生变化，但不要停止这种思考。把重要的事情列出来，分解到时间表中，尝试每周日作出下一周的计划，前一天晚上睡觉前列出第二天的待办事项，在这些计划中把重要的必须完成的事项标出来，优先保证它们的完成。

我今年的一大任务之一是结合以前的工作经验，深入研究国际贸易法。为了保证每天的研究时间，我把这个任务放到晚上孩子睡觉后——因为这是正常情况下我能自己完全掌控的时间。两个月过去，虽然每天时间或长或短，但从未中断。当然，自己能不受干扰地完全支配的时间毕竟有限，所以有些重要事项，只能利用零碎时间见缝插针。学英文就可以这样，在上班路上听音频，在家边洗衣服边看美剧，这样积累下来，也有不少时间呢。

二是保持自律，避免把时间浪费在第四象限上。

再忙碌的人，都可能会有大量时间花在那些既不重要也不紧急，却容易让人沉迷的事情上。

第四象限中最可怕的时间杀手，是网络社交平台。去年年底某日，我的手机突然提示我当天使用手机的时间达到5小时，极不健康。我当时就被震住了，没觉得用了那么长时间在手机上啊。除去来回不到两个小时在路上听音频，一个小时利用微信做必要沟通外，其他两个小时我都用手机干什么了？顿时冒冷汗——今年年初儿子有了自己的手机，我跟他说的第一句话就是“只在必要时用它，千万不要你拥有了手机，可手机控制了你”。

我当即决定，每日只在特定时段或用零星时间浏览朋友圈和公众号，感兴趣的文章，先存到印象笔记（这是我下面要向你强烈推荐的一款神器），等到晚上再抽出时间统一进行阅读处理。没用的删除，有用的分门别类贴上标签。需要集中精力处理重要事务时，关闭微信，远离手机。

三是保持专注，避免时间被碎片化，践行简单生活。

科技的发展，让沟通变得越来越方便快捷，一个电话、一封邮件、一个微信瞬间即达。现代人在拥有了这些高效通讯工具的同时，也被它们所困扰。不及时回应，恐失礼貌，在有些行业，甚至会被认为服务不周，不够职业。而及时回应，时间就易被碎片化，难以保证整块时间专注某事。

在这方面，我的处理方式是尽量及时回应需求，把需要极度专注的工作尽量放到干扰可控的时间段。然后通过践行简单生活，主动减少选择来弥补专注问题。

是的，影响专注的另一个罪魁祸首是过多的选择。现代社会物质丰富，资讯发达，任何一个决定都可能面临诸多选择，时间就在摇摆选择间流逝。乔布斯和扎克伯格365天不变地穿T恤牛仔，就是要抵制这种在他们看来没有意义的选择，专注于要成就的事情。

让生活变得简单，主动放弃选择确实是保持专注的不二法宝。

当然，作为职场女性，不可能365天T恤牛仔。穿着得体，是对自己的尊重，也是对别人的尊重。但女性比男性更需要断舍离，因为我们有很大一部分精力天然地要放到家庭事务上，而家庭事务通常都很繁琐。

女性经常要承担的日常用品采购这件事情，就因存在过多选择而极易浪费时间。我的应对之策，一是奉行极简主义，只买必须买的东西；二是忘掉货比三家，有意识的减少选择路径。

昨天我的合伙人王真律师就点评，说我对物质的需求比大部分女生都要少。确实如此。当然，我的出发点不是省钱，而是真的不需要。比如说，我家厨房调料就只有油、盐和酱油三种——如果食物原味就很好，放那么多调料干嘛？如果食物原味不好，那不做就是。放弃货比三家，让我得以花很少的时间完成日常采购——我家买菜基本就去对面的超市，因为最近，也能满足我们的需求。可能会比菜市场贵些，但菜又能贵到哪里去呢？在自己可承受的范围内，若只是钱多钱少的问题，能用钱解决问题的，绝不浪费时间——这是多年前一位前辈的教导，现在越来越觉得有道理。

简单生活会不会让生活少了很多乐趣？这因人而异，毕竟每个人的乐趣是不一样的。在我看来，简单生活，能腾出更多时间丰富大脑和内心，生活会更充盈。回到前面讲到的那个大忙人，她若花很多时间在吃穿用度上，可能就没有时间远足。

所以，归根到底，还是什么对自己重要，就优先做什么。

知识管理

你说，现在信息这么多，浩如烟海的专业资料，眼花缭乱的生活资讯，就连账户密码都一大堆，脑袋都要炸了。

我深有同感，好记性不如烂笔头，很早我就习惯于把认为有用的东西存到电脑或移动硬盘里。但文件积多了，有些还不能全文检索，存在电脑本地或移动硬盘上的东西越来越不好找。明明记得看过某篇文章还存下来了，就是找不到；或者要用一个文件模板，可电脑和移动硬盘都不在身边，干着急。

一年前，朋友向我推荐印象笔记，一款用户超过两亿人的知识管理工具。它的图标是一头大象，来自美国的一句谚语“An elephant never forgets”。它有句宣传语深得我心：记住一切——现代生活喧嚣繁杂，印象笔记帮你轻松简化一切，让生活更美好，让工作更省力。

它记住了一切，我们的大脑就可以解放出来从事更为高级的活动——思考。这不正是我们想要的吗？

作为一名受益良多的象粉，我再次向你推荐这款神器。它能帮你永久保存重要的文字、照片、录音、涂鸦、PDF、网页等各类信息，能在Windows、Mac、iOS、Android等平台间同步，你不仅能快捷地搜索到你的笔记，还可与他人协作共享资料。

网上有很多文章介绍印象笔记的强大功能，我说说我最喜欢的三个。

一是真正的全文检索。保存到印象笔记上的信息会形成一条条笔记，在检索栏输入关键词，不仅能找到标题和正文含有该关键词的笔记，附件（word、PDF文件以及图片）中含有该关键词的笔记也能找到。利用这个功能，可以把纸质书的关键内容拍照存到印象笔记，随时待查。带孩子去博物馆，可以把博物馆内的文字介绍拍照存到印象笔记，随时调取。重要的证件或卡片，可扫描一份放在印象笔记中，需要的时候直接查询和打印。

二是对网页、微信文章和微信聊天一键保存。使用印象笔记的剪藏功能以及关注“我的印象笔记”公众号后，就能将需要保存的网页、微信文章和微信聊天一键保存到印象笔记。即便原文已被删除，印象笔记中已保存的文章仍能阅读。

三是辅助时间管理。我的周计划和日计划都在印象笔记上，这样就能随时查看和记录。借助印象笔记，可以很便捷地用碎片时间收集信息，然后用整块时间阅读处理，既不用担心漏掉关键信息，在阅读处理时又能更为专注有效。

当然，工具再强，关键还是使用者怎么用它。我起初也只是把它当成一个容积够大又好找东西的箩筐，后来发现，只有后期对收集的信息进行整理加工，才能利用这款工具架构起自己的知识管理体系。在这方面，我也刚起步，等有更多心得，再来分享。

亲爱的，聊到这儿，突然发现我们的一辈子好像都可以浓缩成时间管理和知识/信息管理这两件事呢。很开心能在这个特殊的日子，与你探讨这个特别的话题。

窗外，阳光洒在红墙青瓦上，玉兰花含苞待花，海棠树已冒出点点新绿。门敞开着，风溜进来，吹面不寒。春风十里，不如有你，让我们继续相互鼓励，结伴同行！

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