【通透大家·时间管理】时间管理工具2：德鲁克四步法

上次复习和巩固了时间管理矩阵，今天来介绍：德鲁克时间管理四步法。

我默认认为你知道德鲁克。他的大名叫做Peter Drucker，人称“大师中的大师”。这里我就不详细介绍了，如果你不太了解，不妨搜索一下。

德鲁克1966年出版了《卓有成效的管理者》，畅销至今。他认为，人人都是管理者，管理者获得良好成效的第一关键，便是管理好自己的时间。

德鲁克警告说：时间是最稀缺的资源，如果不能搞好时间管理，就做不成任何事情。希望你记住这句话。

不幸的是，时⾄今⽇，⽆论是CEO、⾼级主管、中层经理或普通人员，依旧深陷于时间管理的困境⾥。

在《卓有成效的管理者》中，德鲁克提出了时间管理四步法。

第一步：详细记录时间运⽤情形

德鲁克请⼀位⾃觉良好的董事长，说明⾃⼰的时间⽀配情形。董事长万分确信自己的时间井然有序，一分为三分别⽤在⾼级主管、重要客户和社区活动。

但根据秘书连续6周的纪录，董事长⼏乎没有从事上述活动，⼤部分时间都是担任调度者的⾓⾊，追踪熟识客户的订单，然后不断打电话到⼯⼚，要求⼯⼚处理订单。

这就是⾃我感知和实际情形的落差。

因此，德鲁克建议时间管理的第⼀步，就是记录⾃⼰真实的时间运⽤情形。

如果你是经理人，并不⼀定要亲⾃记录，最好是交由秘书或助理完成，但重点是要切实记录下来，⽽且要当场记下，而不是事后凭记忆。⾄少每年有两次、每次持续3～4周进⾏时间记录。

⼀旦形诸⽂字，你就会惊讶地发现：⾃⼰把时间⽤在许多枝微末节的事情上。

因此，唯有通过切实记录，并且反复地省思⾃⼰的时间⽀配情形，才有可能重新思索和安排⾃⼰的⾏程。

第二步：系统化管理时间

德鲁克指出，必须从记录中找出⽆⽣产⼒、浪费时间的活动，并且尽可能避免。

你可以通过自问来找到解决方案：

“如果根本不做这些事情，会怎么样？”
如果答案是“不会怎么样”，那就应该停⽌浪费时间在不会有任何成果的事情上。
德鲁克发现，有些⼈之所以很忙，是因为他们从不错过任何事。例如，⼀位CEO每年只有新年和春节在家吃晚饭，每天都在外面应酬。但其实，很多晚宴根本只是礼貌性邀约，他的参加反⽽徒增对⽅困扰。
“在时间纪录上的所有活动中，哪⼀项是可交由其他⼈完成，⽽且就算没能做得更好，也可以做得⼀样好的？”
这就是管理学上授权的概念。授权并非把⾃⼰的份内事推给他⼈，⽽是如果事情可以交由他⼈轻易完成，就应该交付出去。你应该把省下来的珍贵时间，拿去做更重要的事情。
“在我所做的事情当中，有哪些事浪费了你的时间，但对于你的效能却是毫⽆贡献的？”
你不仅要排除浪费⾃⼰时间的活动，也要避免别⼈的时间。
德鲁克认为，这种现象没有明显症状，但可以通过提出上述问题来发现，⽽且要不怕听到真话。
最常见的是开会。高层经理明知开会很浪费时间，却还是要求所有下属与会，⽽参会者为了“表态”，不得不提问和发言，使会议变得阵容庞⼤⽽冗长。

第三步：找出完整的时间区块

⽆论是记录和分析时间，还是排除浪费时间的因素，都是为了腾出时间从事更重要、对组织或个⼈更有贡献

的⼯作。然⽽，⽆论多么“⼤⼑阔斧”，你所剩的时间还是不会太多。

德鲁克认为，真正可以⾃由⽀配、⽽且可⽤来从事重要事务的时间，很少占到⼯作时间的四分之⼀。

因此，你需要找出⼀段完整的时间，专⼼地完成重要的事。

例如：

德鲁克指出，卓有成效的管理者永远都会控制⾃⼰的时间，不但会连续记录⽇志、定期分析，还会为重要活动设定完成最后期限，以了解时间是否在掌控范围内。

第四步：要事优先，⼀次只做⼀件事

德鲁克认为，获得良好效能的秘诀，便是“专注”。换⾔之，重要的事情摆第⼀，⽽且⼀次只做⼀件事。

⼀次只做⼀件事，意味着迅速完成任务；⽽越能够集中时间、⼼⼒和资源，实际完成的任务就越多、越多元。

找出优先完成的重要事项，其实很容易，许多人之所以⽆法专注，困难在于找出哪些是次要的事，亦即决定什么事不做。到了执⾏的阶段，决定事情该做与否，需要的不是分析，⽽是勇⽓，⽽这种专⼼致⼒和决⼼，就是领导⼒的展现。

附：德鲁克KASH时间管理公式

Knowledge 知识
你自以为能够善用时间，但实际上你的时间都被分割得很琐碎。你常常低估完成工作所需的时间，并且未能做到要事第一。因此，你首要任务是管理好时间。
Attitude 态度
时间是珍贵的稀缺资源，蹉跎了时间，就什么事都做不好。而时间管理，是一项可以学习的技能。
Skill 技能
1. 记录实际的时间运用情形，分析自己把时间用到哪里去；
2. 排除因为组织或制度设计不善所导致的时间浪费；
3. 安排完整的时间区块，从事真正重要的工作；
4. 重要的事排第一位，一次只做一件事。
Habit 习惯
定期记录和分析自己的时间运用和工作计划，时常检查回顾，排除不重要的事情，并且排定任务优先级。

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