知乎读者来信
菲凡老师：
您好！
我硕士毕业后半年在科研单位转做行政。我的性格偏内向，不爱说话也不会说话（不太懂得人情世故），不喜欢麻烦别人，不喜欢催别人，能自己干的一定自己干，能不给别人添麻烦一定不添。然而最近工作中暴露出很大的弊端，犯了很多错误。
说两个具体例子吧，6月底，我部门组织了一次会议，请专家来指导，我负责会务。在最后一轮邮件通知中，我将最终修改好的会议日程发给了所有专家（之前已有部分专家回复不能参会）。
其实我自己觉得只要发给能来参会的就可以了，但领导之前在说发邮件的时候说了一句“那不参会的还发不发，要不都发吧。”，于是我就全部通知了一遍。不知道是不是我听错了。
领导后来跟我说“不来的为什么还发一遍，让专家误会......"。并且邮件中我简单直接通知会议内容。领导和我说:“既然我们修改了会议日程，邮件中应该为内容变更致歉......还有通知也是，不来的还发，听错了不知道来问吗？自己不想一下吗？”
其实我也觉得领导说的有道理，之前也有过质疑，但是当时还是按自己“听的”办了，并且邮件内容也是直来直去的大白话。
还有一次比较严重的错误，部门深圳举办会议，邀请合作单位的几名专家，我负责跟外联，办理“邀请函”，需要审批过后盖章再发给外方，办理来华签证。
我申请“邀请函”提交给主任，当时主任在国外出差，我就邮件、消息、系统提醒三种方式提醒主任尽快审，但是一直没有得到回复。后来才知道主任的账号小领导也有，还是影响了外方来华时间。
其实我对这件事很上心，但是因为怕麻烦别人就自己等着，知道主任忙也没有催的很频繁，天天自己在焦虑，但就是闷着不说，死扛。
下来反思，觉得自己确实做得很有欠缺，有些死板，考虑不够全面，很想改正。可是从小就“不爱说话”，平时聚会吃饭都是别人侃侃而谈我只在旁边听着。
我想给小领导说下我的想法和当时的考量，但总是表达不清，反而让领导对我的印象更加不好。同单位有个同事跟我的情况差不多，最近考核不通过，已经被劝退了。
所以我最近一直在反思，是不是我的做事方法不对？是不是我的思维方式不对？如何能宏观的把握全局看问题，做到面面俱到不遗漏？如何与同事领导朋友良好沟通，清楚的表达自己，形成互动？
尽管知道自己的缺点，但是有些迷茫，不知道该怎么做，“闷声”、“死扛”已经成为一种习惯。我不想步同事的后尘，想领导能对我改观，希望菲凡老师能指导一下我的这种情况，如何走出困境，非常感谢。
知乎读者/天空
小天：
你的经历是很多新人常常会犯的错误。尤其是行政工作，事情虽然琐碎，但是要做对、做好，需要一定的经验。
你本身经验不足，又不想麻烦领导，结果就是让领导越来越麻烦，如果不及时调整，被开除也正常。突破自己，提高和领导的沟通技巧，很容易攻克目前的困难。
在沟通中：
  • 说了，不等于，对方听了
  • 听了，不等于，听明白
  • 明白，不等于，做了
  • 做了，不等于，做对
你和领导，以及其他对接人员的沟通中，都停留在第一步。第二步确认是否听明白都没有达到。
这就造成，没听明白就去做了，做了也是错，越做越错。
给你五步破局
：

第一步：重新定位
工作伊始，大部分问题不是你自己思考就有正确答案的。因为很多职场规则和常识你还不清楚，从“你以为”的角度很容易出错。
这个阶段领导应该给予更多的指导，如果领导没有时间指导你，那你的想法在具体实施之前，要和领导确认。 
  • 职场新人，先做好领导的手脚，而不是领导的头脑。手脚就是执行，把任务执行好。 
生活中“闷声”和“死扛”都无所谓，但工作中，这两个标签必须撕掉。当然，一夜之间改变是不可能的，可以小步迭代，一步一步突破。
第二步：认真倾听
工作细节决定成败，拿出小本子记录好领导安排的任务，尤其是任务细节，具体的时间，地点，人物，事件等等。
先做到听清楚领导的指令和意图，记清楚执行的细节。有不清楚的地方，及时问清楚，不要自己做判断。
  • 渡过新人期，再自己判断。
第三步：确认细节
“说的人”和“听的人”之间往往有认知差距，领导以为领导说清楚，你以为你理解了，最后汇报工作结果和领导的预期相差甚远。
现阶段，即便领导没有问你是否理解，你也要主动要求和领导确认下你的理解的是否正确。直到彼此之间有了默契。
分享几句即学即用的套话：
  • 领导，我经验不足，还需要和您确认下，就耽误您两分钟......
  • 领导，您的意思是......我理解的对吧？
  • 领导，我需要你帮忙.....
领导再忙还能忙成什么样？确认清楚，扣细节，领导通常会认为你比较认真。
  • 最差情况也就是认为你比较笨。
不要怕说错，多沟通几次，你也可以留意和效仿其他优秀同事如何和领导谈话。
领导之前在说发邮件的时候说了一句“那不参会的还发不发，要不都发吧。”——明显是你听错了，领导当时自己也是有疑问，你没听出来，只要你当时再追问下细节，再次确认就可以避免工作失误。
职场对话一 ：如何确定任务细节 
领导：小王，你帮忙策划下我们部门团建，找个合适的场地。
小王：老板，我和您确认几个问题，我们计划哪天搞团建？预算大概多少？吃饭，唱歌还是搞拓展？ 
老板：就在月底的周六，场地就在公司附近，人均嘛你先看看，大概400-600，一天活动，包括午饭，具体活动你可以先想想，看你们喜欢什么活动？
小王：老板，我的经验不足，还需要和您确认下，我们在月底的周六搞团建活动，场地在公司附近，预算是人均400-600，一天的活动，包午饭，就是没有晚饭，具体的活动安排我可以问问咱们部门的同事稍微私下调查下，我的理解对吗？
老板：恩，就这个意思，周五我给我汇报下。我们看看备选方案。
小王：好的。
第四步：及时反馈
你的困惑——想和领导说下“我的想法”和当时的考量，但总是表达不清，反而让领导对我的印象更加不好。
在汇报工作中，初期还是更多的问领导的想法，你执行中有哪些进展，遇到那些困难，你的想法可以在熟悉工作之后逐渐和领导沟通。
和领导确认清楚任务细节后，要及时汇报任务或项目进程。很多新人喜欢闷头干，不汇报，被动的等领导问自己，这样的下属，领导觉得特别不放心，很难建立信任感。
如果任务进行顺利，可以在比较轻松的场合，比如上班路上，电梯里，下班路上，只要看到领导就一语带过，说事情进展的挺顺利，没什么特别的困难.....
  • 领导最怕的就是干活，不汇报，遇到困难死扛。因为最后领导也会被拖下水。
你当初遇到主任在国外出差，结果就耽误了“邀请函”，直接耽搁了整个行程。早点和领导讲工作中个人无法解决的困难，这件事情也不会越搞越大。
  • 领导，我需要你帮忙.....
职场对话二：及时反馈
小王：老板，还没到周五，我想汇报下团建准备的进展，公司附近的场地都没有了，我们可以租车到郊区，拓展的活动也挺多。之所以提前和你说，因为郊区场地也要提前预订。
老板：恩，郊外也可以，算是车费，人均还是控制在400-600就行。
小王：好的，那我周五再和您讨论细节。
老板：OK
遇到问题和困难，要及时和领导汇报，不要等到最后才说。以上简单的例子，希望对你有所启示。

第五步：感谢支持
和领导汇报工作，要资源，寻求帮助之后，可以适当的感谢领导的指导和支持。
领导也是人，也需要下属的肯定，恰当的感谢会让上下级关系更加融洽。
做好新人，就是这几步：
  • 先认真听
  • 确认细节
  • 及时反馈
  • 表示感谢
卡在哪个环节，及时推进。做到这十六个字，目前的困难一定能够迎刃而解。
加油！
菲凡
“
在沟通时，重要的不是你说了什么，而是对方理解了什么，所以对方的反馈非常重要。
”
菲凡：坐标上海，长期混迹于外企500强，我个人思维和经验的局限导致我的分享并不能代表整个中国职场，当然如果对你有些许帮助，你可以手动点赞，不同观点，开放讨论。
作者：菲凡
菲凡：
世界500强HR，10年职业规划，职场技能提升经验。领英签约作者，在行认证行家，分答认证答主，简书推荐作者，一点咨讯邀约作者，头条V作者。
知名职场自媒体【菲凡说】创始人（ID:cgffwxh）
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