留学生在海外学习和生活少不了和老师、advisor打交道。和国内有事没事微信一下不同，在国外一般交流都是通过发邮件的方式来进行。

对于很多初到美国的学生来说，和老师用邮件交流并且把握好礼貌程度，是一件极其艰难的事。
图源：豆瓣
其实头痛的不只是留学生，教授看了也快被年轻人的邮件逼疯了...
曾经就有一位教授在论坛上发表了“吐槽帖”：Why are students emailing so unprofessionally these days？为什么学生老是写不好一封电子邮件？
帖子引来了非常多教授下场“批斗”，在评论区展示学生发来的邮件到底有多“rude”。
不看不知道，原来一些我们习以为常的用法，其实都是在教授的雷区蹦跶！
01
Could/Would/Should
收起你命令人的语气
很多同学遇到比较紧急的情况，开头语气诚恳又礼貌，但是到了最后顺手就写上了：I was wondering if it would be possible...
以为这样更显自己礼貌，其实教授们看到了总觉得“你在push我？！”。
因为这个句式并非正式的询问，一般不用于邮件向尊重的人请求帮助。
图源：Reddit
很多同学最初学英语掌握的Would appreciate if、Shall we等短语，从中文的角度来理解还觉得挺委婉的，其实在英语语境下多少带着点命令语气。
图源：网络
这一点还真的不能怪大家，这锅就该「文化差异」来背，就连在国外生活很长时间的同学都坦言自己也是“很后来才悟出这一点”。
图源：网络
小编作为留学生老手写到这里已经躺枪了。原来第一个雷区就踩实了。
02
Dead Professor
你在咒谁呢
最常见的错误莫过于手误打错字。曾经就有同学发邮件联系女教授，结果把Dear 错写成了Dead，亲爱的教授秒变“死掉的教授”。
图源：网络
教授一看，晦气！
还有一位同学标题打错字，本来应该是DAc（doctorate of acupuncture），结果电脑的自动改错功能直接改成了Dad。
于是发给系主任的邮件标题就变成了：申请做你的爸爸...
图源：网络
虽然不知道教授有没有对这位同学有种别样的态度，但是代入想象一下都觉得脚趾扣出了一座城堡。
这就告诫我们不要过分依赖纠错软件，发邮件前记得要再三检查，以免发出去了无法撤回。
03
AI不背锅
人工智能变人工智障
一些同学干脆用ChatGPT等人工智能软件来撰写邮件，这倒不是违反学校的要求，但是千万不要过分依赖了。
曾经就有同学用ChatGPT写邮件给教授，结果发出去才发现，忘记删掉挖空的部分了！
教授一看满头问号，My name is [Your name] 是什么鬼？
图源：网络
还有同学用ChatGPT写完忘记把模板上面的话删掉了，这是生怕教授不知道你借助AI写邮件么？
ChatGPT OS：我算是白提醒你了...
图源：网络
用AI写作确实很方便，但一些细节化的表述也特别容易让人误解，AI要完全代替我们思考还是有很长的一段路要走。
所以千万不要过分依赖工具，AI完成后一定要检查细节，不然你和教授的缘分就止步于此了。
04
比把教授的名字写错
更严重的是把title写错了
比打错字更惨的是，把教授的名字、课程名字写成其他老师的。
如果打错字还可以谅解，那么写错教授/课程的名字就罪不可赦了，任谁看了都知道你的复制粘贴，没有用心对待。
图源：网络
如果这份邮件还是请假或者延期交作业的话，那么老师会严重怀疑你学习态度，更加不批准你的请求了。
这个时候就只能祈求教授看的太快，没有看清楚你在写什么。
有的同学可能是担心直呼教授名字不礼貌，直接就Dear Sir或者Dear prof，其实这也是不恰当的。
图源：Reddit
和写错教授名字同等严重的错误是，把教授的title写错了。
有同学就试过，把Dr.写成了Mrs，或者把Miss.写成了Mr.，教授直接发邮件来质问。
这是中国学生常见的错误，如果我们不确定对方的身份，最好一律用Professor\Dr.的title，或者到学校教授介绍的页面查看清楚，不要自我感觉随便写一个上去。
邮件是非常严肃的书面交流方式，千万要注意细节问题，不要因为这些小错误影响教授对你的印象分。
05
斯坦福用用心良苦，
手把手教学写邮件
或许是，很多教授已经被学生的邮件打击得招架不住，斯坦福大学直接为学生开设了一个网页，专门介绍怎么给教授发邮件。
图源：Stanford
下面为大家总结几点有用的信息以供参考：
1.按头衔和姓氏称呼收件人
如果你是第一次给教授发电子邮件，最好不要太正式，不要太随意。一定要准确写出收件人的头衔、称呼等信息。
2.表述的语气要有礼貌
有时候借助翻译软件容易导致语气过于强硬，影响教授的观感。
书面语一定要主要慎用can you/could you，可以委婉表达如was wondering if you could/would able to等。
但是千万要记得，不要随便使用俚语和表情符号，以免损害邮件的严肃性。同时也要避免使用AI套话，让教授一看就知道不太真诚。
3.简明扼要表目的
简单明了告知自己的身份，写信目的，好让教授在百忙之中一眼看到你的需求。例如，
I'm Jane, a student in your X class. Because of a family emergency, I will be away from campus all of next week. I am writing to apologize for my absence from class and ask if I might have an extension on the paper due next Friday.
4.结尾和落款
以结束语和你的姓名结束整篇邮件，结尾要致以真诚的祝福和感谢，落款要注明自己的名字，这是邮件的操作。
更具体的内容，大家可以通过以下网站学习：
https://advising.stanford.edu/current-students/advising-student-handbook/email-faculty
06
留学生海外学习，
邮件礼节重要，写作技能更重要
说到底，很多时候不是因为我们不够礼貌，而是因为中美文化差异会让我们一不小心就踩坑。这对于留学生来说也是一个非常大的挑战。
如果想要在国外学习和生活过得更加得心应手，对于母语非英语的留学生而言掌握写作方法真的必不能少。
小编为大家推荐两本写作宝典，第一本是《Simply Said》。
这本书专门介绍了在和外国人发邮件/对话时如何言简意赅但不失礼貌地表达自己的目的。
特别适合初来乍到的留学生学习如何礼貌地通过邮件交流。
图源：网络
这本书主打一个手把手教学，包括如何称呼教授、如何向接受提问等，你可能会遇见的问题，全部都可以在书中找到答案。
另一本同样值得大家学习的，是由耶鲁大学出版《On Writing Well》，这本书豆瓣评分高达9.1，更被《纽约时报》称为“写作圣经”，可见其含金量之高！
图源：纽约时报
这本书是专门针对外国写作的框架模板，并且点出了非英语母语者在写作方面的正确方式。
比如国外学生最少不了的Essay，这本书就从用词、语法、段落，到一篇好的论文是主要构成的，每一个细节都讲得明明白白。
小到发给教授的邮件，大到essay和毕业论文，写作技能是一项非常重要的软实力。
前者属于应用文写作，核心是礼貌、清楚、简洁；后者是学术写作，要求严谨、科学、精确。
不同的文体对写作能力都有一定的要求，这也是我们在海外生活、学习乃至工作都离不开的基本技能。
图源：Unsplash
根据美国著名公司协会Business Roundtable对120家美国公司的调查反馈，雇主们每年花费数十亿美元来纠正写作缺失，而且员工在职的写作技巧可以阻碍或促进他的事业发展。
调查还指出，不能清晰写作和交流的人难以获得晋升，在服务和金融，保险和房地产行业在招聘时通常会评估申请人的写作能力，近一半的公司在最终决定时考虑候选人的写作能力。
所以，千万不要小看和教授的邮件往来是小事，其背后折射的就是整个社会对写作能力的较高要求。
这些事情看起来很细微，但实际上未来都可能会影响到我们的人生发展，在这里建议大家，掌握写作能力，从发一封教授满意的邮件开始！
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