虽然数字化日渐普及，许多数据仍以纸本形式存在，长期累积数量可观，塞在柜子、档案夹、购物袋里，或直接堆在地上。华盛顿邮报19日报导，整理混乱的大批数据时，切记十种文档与证明必须妥善保管，避免遗失或损坏，否则申请补发恐怕相当困难。
十种必须永久保存的证件包括：
  • 出生证明与领养文档
  • 死亡证明
  • 结婚证书与离婚证明
  • 社会安全卡(Social Security card)：虽然号码已经倒背如流，有些时候还是需要出示纸本证件。
  • 退役证明等军方纪录：荣誉退役可享丧葬福利。
  • 贷款还清证明(loan payoff statement)：贷款被转售给其他金融机构时，握有数据可以避免纠纷。
  • 年底薪资单(year-end pay stubs)：万一公司倒闭，日后有需要时必须取得薪资纪录，恐怕申请无门。
  • 先前工作的退休金或退休俸纪录
  • 房地产文档
  • 丧礼纪录：礼仪公司代发的网络讣文通常较为简略，保留原版纪录可协助遗产规画。

视实际情况必须保留的数据则包括：

  • 保留原版贷款文档，直到贷款全数还清为止。
  • 汽车所有权状(vehicle title)
  • 大笔金额消费收据：电视、电脑等较高金额消费，收据应该保存，以防万一因为火灾或窃盗而需要申请保险理赔。为求慎重可以保留原始收据，并且将收据扫瞄存盘。
  • 居家修缮开销单据
  • 投资单据

保存三年至七年即可的数据：

  • 报税数据：国税局(IRS)发言人史密斯(Eric Smith)说，税表通常保留三年，若有债务或证券亏损则保留七年；不过，将来申请社安金时如果需要厘清收入状况，长年保留的报税纪录就能派上用场。
  • 医疗帐单

保存一年即可的数据：

信用卡月结单(credit card statements)

不必保存到一年的数据：

自动提款机(ATM)收据、零售商店收据：一旦收到月结单(statements)之后，这些收据就可以销毁。
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来源：网络
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