高效会议篇 | 职场问答 Vol. 91

“你提问题，我来解答”。

Gary Yu 俞国梁 ---- 资深人力资源专家

资深人力资源专家，媒体达人，并曾在混沌大学开讲的 Gary Yu 老师，在此出马解答海内外求职者们提出的职场问题。小猎子每周六积极更新，敬请期待！

抛砖引 “Yu” 第九十一期

如何准备有效会议？

Yu老师：

据统计，经理们在会议上花费的时间大概有35%到50%的工作时间，但高管们认为这些会议有一半以上是无效并且浪费时间的。这并不令人震惊。我们经常发现自己在一个头脑风暴会议中，时间有点长，或不够长，或令人困惑、沮丧或完全没有效率。

当然，有几种解决方案。我们可以取消。我们可以重新安排。我们可以把会议变成电子邮件链或办公软件的讨论。在某些情况下，这些都是适当的步骤。但有时我们需要真正努力去了解我们的会议在哪些方面存在不足，并积极地去解决它们。因为毕竟，我们不能拒绝与人见面什么事都做不成。

会议前

是的，你的会议甚至可能在开始之前就失败了。以下是我们发出邀请时应该考虑的问题：

1. 你准备好了吗?

你们的材料都准备好了吗? 对于会议的进行有什么计划吗? 还有预订的会议室吗? 你最大的朋友将是一个议程没有它你就不会有一个很好的会议。

另一件需要提前准备的重要事情是你的会议目标。问问自己(也可以写下来):“我想完成的一件事是什么?”这可以是一些小事情，比如更新你的团队，也可以是大事情，比如想出一个提高用户粘性的策略。确保每个人都在这个目标上达成一致，这样你就不会试图在短时间内讨论相互冲突的想法。另外，我们必须有一个关于预期结果的部分，这与议程不同。议程讨论会议期间将发生什么，但期望的结果建立了会议结束前必须做什么的共识。特别是当谈话偏离议程话题时，这很有帮助。

2. 其他人觉得准备好了吗?

并不是每次你组织或参加的会议都需要人们事先审查、填写或获取材料。如果他们这样做了，我强烈建议确保每个人都有适当的时间和资源来这样做(再次强调，使用议程!)

但我们经常在开会前考虑背景和透明度。其结果是，人们在错误的状态下进入谈话。举个例子，一个新来的人，对公司的历史一无所知。或者参加sprint会议的人以前从未与工程团队合作过。他们可能不会从会议中得到什么，也不会提供任何有价值的见解，或者他们可能会用他们的感叹打断讨论。

所以，在进去会议之前，还得问自己以下问题:

- 大家都知道我们为什么要开会吗?

- 大家都知道为什么他们会被邀请来参加这个会议吗?

- 大家都了解这次会议要讨论的内容了吗?

- 与会的人都认识吗?如果不是，他们需要知道什么?

人员之间是否存在任何可能阻碍会议进展的紧张关系?

如果答案是否定的，你可以把这个人(或几个人)拉到一边，或者给他们发一封简短的电子邮件，给他们一些背景信息。准备工作做好了这个会议才能高效地进行并且输出高质量的结果。

会议中我们应该注意什么？

Yu老师:

你做了充分的准备不代表你就没事了。为了确保一切顺利进行，有几件事我们需要注意：

1. 你是否抓中了所有最重要的点?

你带着一份工作回答一个问题，头脑风暴一个想法，概述一个新流程，等等。一个好的会议的标志是在你的时间限制内达成这个目标。

要做到这一点非常简单。严格地(或至少尽可能地)遵循你的议程。每隔10-15分钟，检查一下自己是否还在谈论这个话题。如果不是，那就把话题转回来，同意把你稍后要谈的话题放在一边。同意在线下或其他会议中重温你错过的任何事情(并将这项任务分配给房间里的某人)。除非大家都同意再见面，否则不要超时。占用了人们更多的时间，他们就更难在你为他们设定的其他重要截止日期前完成任务。会议的全部意义在于就某件事做出决定，以及该决定由什么/谁/如何执行。简单地说，如果你提不出可行的项目或决定，就不要开会。

2. 每个人(或至少大部分人)都在认真听开会内容吗?

让100%的观众都盯着你，放下手机，坐在座位的边缘，这可能是一种努力(毕竟我们是很容易分心的人)，但几乎每个人都应该在几乎所有的时间里听你说话。让别人倾听需要你付出一点努力。让事情简短明了。列出清晰的下一步。使用通俗易懂的视觉效果。禁止使用笔记本电脑(如果可以的话)。

3. 大家在问问题吗? 他们得到答案了吗?

我想说，很少会有一个会议没有人问一个问题。如果是这种情况，人们可能不会注意，他们可能会在会议结束后问你一大堆问题。但重要的是要有一个投入的受众，也要切实解决他们的问题。我们经常说:“我稍后会讲到那个问题”或者“我保证我会在最后回答这个问题”，然后就再也没回过头来。所以确保你涵盖了所有的基础，即使这意味着把他们的问题写下来或让他们在演示结束时重复一遍。

记住，人们不问问题可能有其他原因。也许你无意中创造了一个让他们感到不舒服的环境。或者，也许人们被讨论弄得心烦意乱，他们甚至不知道从哪里开始问问题，在这种情况下，你可能已经懒于给他们提供背景(关于这方面的建议，请参阅第二条)。

4. 是否存在某些人积极发言(或根本不说话)的显著模式?

你很有可能邀请每个人来参加会议，因为你想要他们对某个项目的意见或意见最终，如果每个人都参与进来，你的会议产生的想法和行动就会更强、更一致。所以你要确保每个人在一起的时间里至少贡献一次。

这在理论上听起来不错，但事实并非总是如此。有些人声音更大，比其他人更自信，有些人比其他人处于更高的权力位置，有些人感觉不像房间里的其他人那样被包容或尊重。一个典型的例子是:研究表明，女性在谈话中比男性更容易被打断。试着成为合适的讨论领导者。拒绝那些喋喋不休的同事。不要中途打断别人。支持那些被打断的人。去拜访那些话不多或比较害羞的人。这尤其适用于那些不在房间里的人。

- 话题讨论 -

欢迎大家分享在职场中遇见无效会议的经历！

- The End -

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