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学海远航无忧

很多性格内向的同学都不知道用什么方式联系教授,甚至留学多年,都没跟教授认真交流过几次。

而许多教授都是上完课就走,
仅留给学生每周几个小时的office hours。
因此,除了Face to Face接触到教授外,邮件是联系教授的必备工具之一。

在西方国家,大多数教授更习惯于学生通过邮件询问问题而非短信、电话甚至是见面。

比起短信、电话,邮件显得更正式,且有助于把问题交代清楚,不受时间局限。因此,留学海外,学会发高质量的邮件,有利于给教授留下一个好印象。
尤其到了deadline之前,跟教授沟通就显得更为重要,直接关系到GPA成绩。所以,很多不善于邮件沟通的同学,就很犯难~下面就给大家讲一些实用“套路”!
所以如何获取教授邮箱?
发邮件的第一件重要的事情,当然是要知道教授的邮件地址。别以为这是什么技术含量低的工作,还真有不少同学找不到。下面给大家分享四种方法,总有一款适合你。
1.学校的官网。找到你所就读院系的教职工介绍(faculty information),那里一般都能查到教授的邮箱。
2.教授一般会在正式上课前发邮件给各个学生交代一些上课的事宜,一定要记住这个邮箱。
3.如果教授没有课前发邮件给你,那你也不用心急。在第一节课时,教授会发给每个人一份课程大纲(syllabus),这份大纲不仅介绍了课程,更重要的是注明了office hours、联系方式以及邮箱地址。
4. 当然,最粗暴的方式就是直接去院系办公室,询问教授的邮箱。
接下来,应该怎么给你的教授写邮件呢?
遵循这八大基本步骤,写好邮件不用愁!(文末领取现成模板)
1.主题(subject)
主题不能写得太空泛,要把你找教授的目的写清楚。最好注明你课程的代号,因为有些教授一学期可能教3、4门课,如果不注明的话,容易被混淆。
案例示范:
"PSYC100 Section XX: Question about data collection for project" (√)
(课程编码,目的都清楚明了)
psychology(×)
(过于空泛,没有实质性的问题,教授可能会略过此邮件)
2. 名字称呼
美国老师都比较在意别人对他们的称呼,而且他们并不喜欢学生称呼他们为teacher,也不要以Mr. Mrs 称呼,这样会显得很rude。最好是用“Dear Professor + Last-name.” 如果导师是有PhD学位,那最好称呼他为Dear Dr. + Last-name.
3. 开头介绍
学校的邮箱一般以你的last name作为邮箱名,但不要以为这就可以省去在邮件中的自我介绍。在写邮件正文开头时,一定要介绍自己(名字,班号),同时也要注明你的来信目的。
4. 正文内容
在写正文的时候,不要转弯抹角地写一大堆修饰词,而是直奔主题,把问题直接地写下来,让人一目了然。
值得注意的是,不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)法律的规定,分数是属于隐私权的一部分。
教授是不能把成绩通过邮件告知(因为有可能被其他人看见,侵犯学生隐私权)。
5. 结尾敬语
写完正文后,在结尾的时候记得要加上你的名字。如果邮件是需要对方回复,最好写上Thank you, and I look forward to hearing from you,以此来提醒对方回复。
在最后落款之后的正式礼节问候,一般用Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。
6. 添加附件
如需添加附件,一定要把附件的名字写清楚,同时要认真检查是否是这封附件。
7. 检查邮件
当内容全部写好后,要重新检查一遍,确保拼写和语法没失误。有很多教授很忌讳邮件中低级的拼写错误。
另外,有时候词汇或语法运用的不正确,也会导致整个句子的意思发生变化,引起不必要的误会。
8. 回复邮件
别以为邮件发出去就没事了,你要定时更新邮件。如果教授回信了,也要简单地回复Thank you以示礼貌。
写一封好邮件并非是一个容易的事情。作为与教授沟通的重要工具,留学的同学一定要掌握好这项本领,这样有利于解决学业上的问题。
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易起学-助教老师
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