我们在线下习以为常的开会方式,能100%复刻到线上么?如果不能,到底会有什么变化?我们需要具备什么新的能力和思路来让线上会议更加高效呢?
撰 文 | 小飞 NICEMEETING创始人
责 编 | 周琪
CBR精华抢先看:
01.“谈事”可线上,“谈人”线下更好。
02.短会线上开,长会拆成短会线上开,或者一起线下开。
03.参会人数不宜过多(6~12为宜),话题需要与参会者高度相关,开会过程中需要有意设计一些高频互动的环节,来吸引大家的专注力。
会议作为团队协作的一种重要表现形式,让人“既爱又恨”,好的会议事半功倍,坏的会议互相伤害。疫情之后,我最常与领导者聊起的关于会议效率的问题是:
  • 到底什么会议适合远程,什么会议需要线下见面?
  • 如何让团队在远程会议也能专注聚焦,积极参与,高效讨论?
  • 同样主题的会议,在线上开和线下开在方法和引导上到底有何不同?
远程会议成为日常
疫情之后,我们的工作会发生什么深远的变化?以下摘取自近期麦肯锡全球研究院(MGI)发布的《后疫情时代经济之未来的工作》:
  • 远程工作将会延续。全球已有不少企业在设计混合远程办公模式,发达经济体中约有20-25%的劳动者每周可在家工作3-5天;这一比例在中国约为11%。
  • 工作地点更为灵活,公司的招聘范围也因此延展。
  • 独立工作和零工岗位机会增多。
可以看出,远程办公和灵活的用工模式不仅呈明显的上升趋势,而且还会持续扩展。下面是一些涉及会议的数据:
  • 疫情后商务差旅趋于减少,线上会议或将取代20%的商务差旅。—麦肯锡
  • 疫情期间,人均会议数量增加了12.9%,每周会议时间整体增加了10%,平均每次会议出席人数增加了13.5%(北美欧洲中东)。—哈佛商业评论
  • 疫情期间,30分钟以内的会议增加了22%,一小时以上的会议减少了11%。—zoom
  • 91%的受访者过去一周参加过远程线上会议,80%受访者强烈支持远程办公,69%认为远程办公明显改善了他们的工作与生活状态。—Miro
远程办公+数字化转型+敏捷协作普及,三者合力下,一方面,远程会议成为工作者的日常,另一方面,也引发我们思考,我们在线下习以为常的开会方式,能100%复刻到线上么?如果不能,到底会有什么变化?我们需要具备什么新的能力和思路来让线上会议更加高效呢?
到底是见面还是线上?
随着生产生活恢复常态,很多领导者反倒陷入两难,因为疫情期间远程会议越来越习惯了,视频软件也越来越顺畅好用,一些原本需要见面的会议,到底是选择线上还是见面呢?
我有三点思考与你分享:
确保会议效率(ROI)
我简单设计了一个公式,你可以看到,会议室和交通都是成本。当然这些元素之间也是有促进或制约关系的。若团队认为见面可以促进我们更加投入,单位时间更容意实现会议目的,那么见面也是有必要的。年度战略会,或者业务创新共创会可能就是这样的场景,见面交通和场地的成本相比我们共同生产出一整年的战略相比,往往是有必要花费的。
年初我就曾遇到一个团队,执意要用远程的方式召开连续两天的年度OKR共创会,结果第一天结束,大部分人就崩溃了,他们没有想到远程会议所耗费的精力能量似乎更高,效果也不理想。这是因为,这类会议需要大量脑力激荡,高峰对话,一旦人们不在线上,看上去省了路费,实际却损失了会议效果,得不偿失。
另一家全球性的公司愿意花费这个成本,但因为国际疫情不容乐观,所以去年年底,高管团队也无法见面。我的建议是将长会拆成短会,例如两天的会,可以在一周之内每天固定的时间讨论几个小时,这样不仅可以保持话题更加聚焦,同时减少了拉锯战对参会人能量的大幅消耗。
“谈事”可线上,“谈人”线下更好
在一些场景中,开会就是准备PPT、数据呈现、案例分析、讨论决策。这种情况下,线上软件完全可以提供良好的支持。
而在另一些场景,比如绩效评估会、人才盘点会,一对一会议(领导者和员工)、务虚会、交心会这类关注人、关系、会场能量的会议,线下见面的温度还是很重要。
分享一个有趣的数字,疫情期间,领导者和员工召开一对一会议的比率上升了18%,团队会议在开场时做check-in(一种签到方式,成员每个人分享一下自己当前状态,个人情况)的比例增长了10%。
可以看出,即使人们不得不远程协作时,同事之间很好的“通气”,彼此关注和关心也是必需品。
只关注会议上信息的交流和内容生产本身是片面的,毕竟是人来开会,人身上一方面承载着思想、信息和观点,另一方面也在散发着情绪,意图和能量。Albert Mehrabian 博士基于大量实验和研究提出的 7%-38%-55%沟通模型就鲜明地反映了这一点。
短会线上开,长会拆成短会线上开,或者一起线下开
微软团队的数据显示,疫情之后,以30分钟为边界区分长短,人们在线上召开长会的比例下降了11%,召开短会的比例上升了22%。
研究表明 (Perlow, Hadley, & Eun, 2017),会议对员工的效能和幸福感都会产生直接影响。远程工作期间,转向较短的会议是自然而然的。根据微软内部的信心调查,这种转变也得到了员工的普遍认可。所以,我们应反思,一个小时以上的会议是否有效(真的需要那么长吗?是有效的时间管理吗?)。这是远程工作产生的长期影响之一。 
这些数据也引发了我的思考,为什么人们会偏向在线上召开更短的会议呢?
我猜测你有过和我同样的经历,开会时,如果某个话题与我没有那么高度相关,或者在等待(例如设备调试),我就很容易打开电脑上的其他页面。再不然,打开手机刷刷朋友圈来填充这些碎片时间也是常有的事情。
我们发现,对于远程会议组织者、主持人来说,参会成员专注度低已经成为线上开会最大的挑战。相关研究也表明,有92%的受访者表示,他们在开远程会议时会同时做其他事情。
这也是为什么我们主张线上开短会,人们在一定的时间压力之下,尽可能快地推进议题,得出想要的结论。同时需要注意的是,参会人数不宜过多(6~12为宜),话题需要与参会者高度相关,开会过程中需要有意设计一些高频互动的环节,来吸引大家的专注力。
心理学中著名的Yerkes-Dodson定律就呈现了紧迫感和效果之间的关系,这个关系是一个倒“U”形的曲线。
当存在某种程度的紧迫感时,取得的效果是最好的,而没有紧迫感或紧迫感太强的时候,取得的效果会趋向更差。线上开短会,某种程度上说是创造了一种恰如其分的压力,促进参会者即使在远程也能专注发挥效能,关注会议目的达成。总之,一群人懒散地坐在会议室里,毫无罪恶感地拖堂是不应该发生在线上会议的。
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我们需要认识到,延续多年的线下开会方法和原则,是无法100%延用到线上的,这个进化的过程也是一次会议场景管理方法的整合和迭代。领导者需要直接拎出这个话题和团队讨论,并达成一致:团队的开会规则和系统到底是什么。而不是顺势而为下的囫囵吞枣。
部分图片来源于网络,侵权删。

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