这次疫情,有两个关键词,一个是“宅”,一个就是“远程办公”。
在保证效率的前提下,远程办公既能帮公司节约成本,又有利于兼顾事业与家庭。
于是,很多人都在讨论,云办公会不会在不远的将来成为新常态。
但云办公就是在家工作,而已吗?
社会飞速发展,每天都充满变化。厉害的人,之所以能够很快适应,正是因为他们拥有快速迭代的能力。
办公从线下转到线上,其实也是一次能力的升级。是时候了解一下,什么是真正的云办公了。
疫情下3亿人云办公
大型真香现场
2019年,中国远程办公人数约为530万。
2020年2月3日,中国职场人复工的第一天,全国就有2亿人加入了“云办公”的队伍。2月26日,这个数字就增长到了3亿。
到后来,上课,蹦迪,喝酒,都被搬上了云。最近听说,还有人在某个直播间呆一天,就为了边听背景音边学习。

有人预测,03年非典,成就了电商,20年肺炎,会成就云办公。
脱口秀演员庞博透露,笑果文化第一次开线上大会的时候,大家都不知道怎么操作
后来大家才慢慢熟悉线上办公,从立项,策划,直播录制,再到后期复盘,都能驾轻就熟地在线上完成。
云办公这事,在国外其实已经发展比较成熟了。
有数据统计,2017年,全球有24%的公司采用远程办公的方式。预测到2020年,全球将有50%的科技公司实现远程办公。
比如美国的初创公司Buffer,一款社交账号管理软件。
员工来自五湖四海,没有任何实体办公场地,但是目前该公司已发展到90个员工,7万多客户,其中就包括微软这样的大企业。
在国外,远程办公(work from home)是一个成熟的政策,员工可以视情况申请在家办公。
当然这是基于远程软件设备的成熟,让员工在家也可以收发邮件、登录公司系统,及时处理信息。
在中国,大多数所谓的远程办公,还停留在基于微信的远程沟通。办公条件的缺乏,导致云办公只是非常时期的过渡手段。
“伪”在线办公火了
可麻烦也来了
有网友说,这次疫情远程办公,开始很爽,后来很慌。
原本在公司是996,现在在家却要007,明明上下班时间省了,工作时间却变长了。
更尴尬的是,工作量有增无减。
疫情之前,我们走到一个人的工位前,就把一件紧急的事交代完了。想了解项目进度,找到负责人问一下就能知道。
但是线上办公后,这些都做不到了。我们的沟通从面对面,变成了头像对头像。以前一件简单的事,现在却变得无从下手。
如今,各大公司陆续复工复产,统计的工作量很大。以前在办公室的时候,大家互传一张表,几分钟就填完了。
结果现在,我们人事部的同事已经奔溃,每天都在微信群里发消息,统计大家的身体状况,还要了解这些人的详细行程,收集完再统计到表里汇总。
这样的“在线化”,只是“伪在线化”。
我们沟通的方式变了,但是办公的能力却没有升级同步,效率当然很低。
然而一些线上办公工具,虽然满足了我们通讯的需求,但是没有解决工作的跟进问题,很多项目容易被拖延。
一家公司短视频部门总监文富,就深有体会。
他回忆起自己远程办公的状态,说总结成一个字就是“催”。
每次开会定完一个拍摄方案,就要轮着催演员、编导、后期抓紧执行、出反馈、出成品,一天至少催五六遍。
但即使在他的连环催促下,视频成品还是很难交上来。而且各部门相互推诿,他只能干着急。
远程办公最让人抓狂和无奈的,就是如何处理沟通和效率的问题。
所以,想要提升在线办公的效率,就要掌握在线协同的技能,同时同事、各部门间还需建立新的,适合在线协同的默契。
什么是真正的远程协作?
沟通机制是王道
同样是线上办公,有的团队超额完成了KPI,有的却连产品都出不来。差距怎么这么大呢?
关键就在于不同的沟通机制。高效的在线办公,需要做好这三点:
第一,做好目标管理。
远程办公,最考验的就是默契。你做你的,我做我的,再好的项目也会做得一塌糊涂。
好的沟通机制,首要一点就是,团队成员要目标一致。
目标是什么,其实很简单,就是我到底需要做什么。
别小看这一点需求,实现起来并不容易。
以我们公司为例,我们公司的设计小伙伴,每天要对接不少人,A说今天要出个海报,B说公司的PPT需要重新设计。
原本,每天计划得好好的,总被临时插进来的任务打断,时间变得七零八落。
可线上办公以后,这个问题却解决了。
划重点!为了帮员工更好地梳理工作流程,每人每天的工作日志都线上同步!
使用协同办公工具,随时掌握项目进展,知道“谁”、在“何时”、“做什么”
这样一来,设计小伙伴根据目标制定工作计划,写清楚具体要求,每个项目还标了重要级,优先完成重要且紧急的工作。
她说,保持目标清晰,设计竟然可以准点下班。
不仅员工可以清楚地知道如何分配时间,老板也能把控全局,避免团队偏离轨道做无用功。
第二,管理好执行过程。
光有目标还不够,执行上的同步也很重要。
职场中的“背锅”,相信很多人都有过亲身体验。
我以前就遇到过,某个项目需要多人协作,领导召集相关同事开了个会,大家都表示全力配合。
然后项目进展不顺利,大家开始互相甩锅,市场部的说产品不好,产品部的说开发太慢,开发说项目经理效率低。老板也不知道到底哪个环节出了问题。
说到底其实是信息不透明,进度不够同步的结果。
而线上办公后,有个合适的协同工具,这类问题就很容易解决。
每个人的付出和努力都可以量化。销售联系了多少客户,程序员修复了多少个BUG,项目经理给了什么指示,都一览无余。

线上协同的核心,就是每一个任务的可视化和同步性。这样任务才能无缝衔接,团队才能高度配合。
一个人只能走的快,一群人才能走的远。而要想走得又快又远,就需要强有力的协同。
第三,主动沟通,态度比能力重要。
过去线下办公,沟通很方便,遇上不懂的问题或者需要沟通的需求,溜达几步路就能问清楚。
闷头做事,也总能听到一些消息,不必担心沟通不畅。
但线上办公,完全不是一回事,你不仅得让别人知道你在干嘛,还要主动去看看别人在干嘛。
这样一来,你才能判断,什么时候是沟通的好时机以及团队成员是不是在同一个步调上。
远程协同,是互联网发展的产物。互联网看似是工具,本质是拓展了你的工作能力。
比如5000年前,想要告诉一个人一件事情,你得策马奔腾三天三夜。而现在通过互联网不需要1秒钟,我们处理信息更快了,沟通效率自然更高。
所以只要工具玩得溜,你的生产力会比以前更强,因为可以倒逼出更好的工作习惯:
  • 线上协同工具让信息透明,责任清晰。
  • 团队成员也很容易养成主动汇报和关注别人的习惯。

Teambition,它是国内协作工具的倡导者,为组织带来了一种先进的团队协作模式。
通过它,团队成员可以轻松地在线共享手头的工作事项,项目都是可视化的,非常有利于协同进度。
而一旦有进展,系统可以自动同步更新给每个参与者。信息的透明化和进度的高效跟踪,可以大幅增加团队的协同效率。
我非常喜欢的一点是,Teambition虽然也支持企业级管理,但是对小团队也非常友好,上手很容易。
比如,他们提供了大量模版:活动策划、产品设计、需求管理等等,拉上两三个小伙伴,从模版开始创建一个协作空间,大家立即就可以开始协同工作了。
Teambition 提供丰富的模版,轻松处理工作
Teambition 长期面向 10人以下团队免费开放。
更有爱的是,为了抗击疫情,帮助大家更好地实现在线办公,Teambition最近还推出了限时不限人数免费使用的活动,即日起至2020年5月1日,超过 10 人使用也不收取任何费用。

还等什么,高效协同,从Teambition开始。
本文由LinkedIn原创,作者Jenny乔。北大学霸、常春藤海归,美国纽约州执业律师,多平台签约作家。微信公众号Jenny乔(id:Jenny-Qiao-Love)。广告发布。
文中图片、封面图片来自视觉中国、影视截图与网络截图,如因版权等有疑问,请于本文刊发30日内联系LinkedIn。
LinkedIn欢迎各类广告品牌合作,发邮件至[email protected]获取更多信息。
©2020 领英 保留所有权利
继续阅读
阅读原文