上个月,好友从纽约来找我玩。
我们在乡间小路上散步,聊起了九年前工作时对彼此的印象(之前是同事)。
好友说,她对我印象最深的一件事是,刚一起工不久的某天,快到下班时间了,她做好了加班的准备,问我打算干到几点。
我却一脸严肃地对她说“我要按时下班”。
她感叹道:“你几乎每天都能做到,太神奇了。也是从那时起,我才知道真的存在按时下班这件事。
实在惭愧,“按时下班”居然成了我职场上的高光时刻。
十年前,还没有996这样的说法,但在上海每天加班的小白领也是数不胜数。
职场人总被work hard打鸡血,可很少有人告诉我们off hard也很重要。
要把“按时下班”
当成KPI完成

在刚毕业的第一份工作,我被加班虐得很惨。
当时作为管培生轮岗,通宵学做报表、熟悉SOP、核对库存、彻夜不眠地为升岗考试准备。
那两年,上海徐家汇凌晨四点的夜晚都要被我看吐了。
后来跳槽情况好转了一些,但整个公司就是那种“把加班当家常”的氛围,凌晨四点的风景变成了欣赏夜间十点的月亮。
偶而一次,读到英国作家威廉.毛姆在《总结》这本书里写到,他每天只工作3小时。早起后先看一小时书,然后吃早餐,早餐后9点左右开始工作,奋笔疾书伏案写3小时停止。
天剩下的时间就是各种吃喝玩乐、运动、见朋友。
毛姆坦言,他“3小时工作制”的想法是受了达尔文的影响。
达尔文每天只有两个时段做研究,第一个时段是早上8点到9点30,第二个时段是上午10点半到12点。每天的核心工作时间也只有三小时。
这些例子在操作层面来说,对我这位小白领完全没有参考价值,毕竟,毛姆和达尔文不需要打卡、通勤;而且,他们是自己老板,工作时间、地点和内容的自由度是我不能比的。
但确实启发了我:我是不是可以尝试把工作在8小时内完成?假如可以,我要如何才能做到?
对于第一个问题,我的答案是肯定的。
蒂姆.库克凌晨四点半起来发邮件、埃隆·马斯克每周工作120小时,说得过去,毕竟俩人肩上扛着“航母”公司,一堆事儿等着他们去拍板。
但作为一名普通职场人,公司既不需要我高屋建瓴去决策,手下也没有一支团队等我去养活。
长期加班一定是自己出了问题。

所以,想要按时下班,第一步从抛弃“成见”开始。
当身边出现这样的声音:“我们这个行业就是如此”、“工作必须辛苦”、“大家都加班,所以我也应该如此”。
问问自己,是你甘愿把自己扔进那样一个环境中;还是你懒得改变。
如果能把“按时下班”当作KPI一样去完成,你就为减缓加班开了个好头。
心态上准备好之后,接下来要做的是,如何真正做到少加班,甚至不加班?
不要更辛苦地去工作
而是更聪明地去工作
首先是避免用不必要的勤奋掩盖思维上的懒惰。要学会“更聪明地去工作”。
初级技术层面上可以分为两个等级,包括培养选择性忽视的能力和建立低信息食谱(low-information diet)。
选择性忽视就是放弃“两手抓、全都要、务求完美”的想法。
朋友在咨询公司工作,PPT不离手。新人时,他花大量时间力求做出一份完美的PPT,从字体、颜色、风格到图片,都力求精益。
但几年后成为Managing Consultant,他知道在这一行,一份提案整体storyline逻辑、数据的准确、图表的清晰以及高度凝练的标题和总结是最重要的。
所以他只在这几方面下功夫,其他方面则是能放就放。
建立低信息食谱这个概念我是从美国畅销书作家、演讲人Timothy Ferriss那里学到的,意思是排除万难使自己免受习惯性的干扰和突如其来的干扰。
对于上班族来说,“习惯性干扰”包括不定时冒出来的邮件、信息,建议可以在某个时间段,统一进行回复,而非看到就回。
Timothy Ferriss说,固定时间统一回复信息的方法,能节省27%的时间。
对付“突如其来的干扰”,我跟前任领导学了一招很好用的方法。
每次有同事临时找她谈事情,她的做法是问:
紧急么?如果不紧急能不能xx时间再来找我?如果紧急,1分钟之内能把事情说清楚么?如果1分钟内说不清楚,请写邮件给我。
她的考虑是:1分钟内说不清的事,要么不紧急,那就不着急处理;要么比较复杂,那就通过写邮件整理思绪,比口头讲更清楚。
同时,她还顺利的把球踢回给对方,能更专注在自己的工作上。
“更聪明地去工作”进阶做法是运用帕累托法则和帕金森法则,从思维上转变工作方式。
帕累托法则就是我们常说的八二法则。
这一概念起源於意大利经济学家维弗雷多·帕累托,他指出,在多数领域中20%的变因操纵着80%的局面。
比如,20%的人掌握着世上80%的财富;运动训练中,20%的练习和习惯对整个训练产生80%的影响。
对职场人而言,帕累托法则的核心是,只做最重要的事情,你才能减少整体工作的时间。
比如我大学同学升任部门领导时要培养新人。但她发现带新人的效率很低。
不同批次的新人入职,她要把相同的内容再讲一遍,也无法判断新人是否理解;更郁闷的是,花费时间精力培养的新人可能不久就离职,之前的口舌都白费了。
为了解决这个问题,她参考上司和其他部门领导的意见,针对自己部门的新人写了一版新人入职标准作业程序(SOP)。
从该部门必知的几大“知识点”、考核内容、到报销及领取办公用品这些小事,她把能想到的规定、要求和经验都写了进去。
做这份SOP指南花了她两天的时间,但再来新人来她先丢SOP给大家学习,有不懂的地方新人提问她再做答。
她虽只花了少部分时间,但做的是关键的事情,整体效率和效果都大幅提升。

与帕累托法则相对的另一个办法是帕金森法则。
该法则认为,任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关。帕金森法则倡导缩短做最重要的事情的时间期限。
如果做好某个方案要三天,那逼自己一把能不能一天做完?很多时候,三天的生产力加在一起未必有最后半天的生产力高。
这招我经常用在写稿上,三天要交稿的,我逼迫自己一天搞定,需要一天搞定的加急稿件,我让自己尽量在四小时内完成,缩短deadline来提高生产力。
时间有限不奏效,一定要时间紧迫,你才更有可能专注手头的工作。
为工作之外的时间
找到积极的意义
工作时间抓紧提高效率,工作之外也要寻找积极的动力。
之前看过一句话印象颇为深刻:
“没有一定的利益,一般人是没有动力去好好利用时间的。
同理,如果下班后的时间是无所事事、没有追求的,自然也很少动力去追求按时下班这件事,反而加班还能给自己努力上进的错觉。
毛姆每天只用三小时来写作,但三小时之外的时间他没有偷懒,都用来读书、记笔记、思考、做运动。
就算是参加party、招待客人这些看上去不务正业的事,他也不忘记用一个旁观者的身份去观察身边的每个人,从他们身上提取素材用在自己的小说和戏剧中。三小时的高效工作,是为了在生活中寻找更多灵感。
总得在工作时间之外找到更吸引自己、更想去追求的事,让这些事儿“勾”着你。
比如,下班后还有副业赚外快、充电、或者刚交的男/女朋友等着你,自己才有动力追求按时下班。
Work hard很重要,在鼓励以工作为荣、把工作介绍当自我介绍、工作成就当人生成就的今天,努力工作几乎是我们立足于这世上的根基。
但work hard不应该等于“加时赛”,我们也应该鼓励off hard——用更聪明的方法去工作、追求按时下班。
唯有认真“断电”,才能来日再战。
你是一定要按时下班的人吗?
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本文由LinkedIn原创,作者思小妞。坐标美国,专栏作者,已出版《即学即用:职场新人通关密码》及《焦虑突围:如何利用焦虑过好这一生》。
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