小白都能学会的多级下拉列表,让你的Excel效率提升百倍!
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你有没有遇到过这样的场景?
收集上来的各部门工作进度表,里面的答案五花八门。
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即使在表头上进行提示规范,手动输入也十分低效。
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有没有什么办法能够规范、高效地进行输入呢?
有!
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答案就是——下拉列表!
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这样的下拉列表怎么做?
我们先看视频吧~
点这里点这里
👇👇👇
▲ 视频来自:视频策划小分队
图文教程马上到
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01
下拉列表是什么?
简单来说,下拉列表就是创建这样子的下拉箭头。
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在重复性数据登记的时候,我们可以用下拉列表进行勾选,减少重复性输入。
比如我们在做考勤的时候,一般分为:
正常、请假、旷工、外勤四种情况。
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如果一个人一个人去输入效率会非常低;
而如果我们做了一个下拉列表,直接在这四种情况中勾选就可以了~
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02
下拉列表怎么做?
下拉列表也分一级、二级、多级等等,我们要根据实际工作内容进行选择。
事不宜迟,我们赶紧来看看吧~
♦ 一级下拉列表♦
方法一:【Alt + ↓】
先给大家介绍一个超快做法:【Alt + ↓】
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但这种方法只能局限于同列中已经输入过的内容,适合选项较少的内容输入。
比如上图性别或者简单的对错判断。
如果选项比较多的话会变得十分麻烦。
方法二:数据有效性
这是我们工作中最常用的方法,操作起来也十分便捷。
我们拿视频中的第一大类来举例子~
❶ 我们选中「类别」这一列,点击【数据】选项卡 —【数据验证】(部分版本也称【数据有效性】)。
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❷ 勾选「允许」一栏中的【序列】,「来源」一栏选中「大类」这一列的三个选项。
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❸ 确定,下拉列表就做好了!我们可以直接在单元格中进行选择。
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♦多级下拉列表♦
多级下拉列表中,下一级的内容能够根据上一级的内容变化而变化。
比如下图:
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我们第一列选择了方便面,第二列中的内容就全部都是方便面的口味;第一列选择了鞋子,第二列中的内容就会变成鞋子的种类。
做出这样的多级下拉列表只需要 3 步。
Step 1:准备好参数表。
就是将你的每个下拉列表中对应的内容都准备好。
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第一级的内容是第二级的表头;第二级的内容是第三级的表头;......以此类推。
Step 2:定义每一级区域的名称。
❶ 我们选中第一级所在列后,按【Ctrl】选中所有区域。
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❷ 在【公式】选项卡中,我们选择【定义的名称】—【根据所选内容创建】。
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❸ 勾选【首行】,确定。
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我们可以在名称管理器里,查看刚刚创建的名称。
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这样,如果我们以后在区域内修改内容,就不用再重新设置啦~
Step 3:设置下拉列表
激动人心的时候终于要到了!
前 3 步和一级下拉列表一样。
❶ 我们选中第一列,在【数据】选项卡里打开【数据验证】。
❷ 勾选「允许」一栏中的【序列】,「来源」一栏选中第一级的全部内容。
❸ 确定,第一列就搞定了!
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❹ 同样,我们选中第二列,打开【数据验证】,勾选【序列】。
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❺ 重点来了!在「来源」一栏我们需要输入:
=indirect($J1)
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其中 J1 为前一列的表头。
记得一定要删除 J1 中间的美元符号哦~
❻ 确定,多级下拉列表就做好啦~
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ok,今天的分享就到这里了!
最后布置一个实践作业,请仔细看题!👇👇![](//static.careerengine.us/api/aov2/https%3A_%7C__%7C_res.wx.qq.com_%7C_mpres_%7C_htmledition_%7C_images_%7C_icon_%7C_common_%7C_emotion_panel_%7C_emoji_wx_%7C_2_02.png.png)
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下课!别忘了交作业鸭~
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本文作者@远歌
本期视频策划@视频小分队
多级下拉列表制作的关键就是数据验证!
而在填表收集信息,最担心的就是同事或者用户不按格式乱填信息,数据验证功能就能限制输入的信息格式,很好地帮助我们规避这样情况。
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