文章来源/  小能熊


从四大做审计的时候,有一次年审,团队十几个小伙伴辛苦通宵了1个多月,终于磨完了一份接近完美的审计报告。
终于可以提交给老板看了!
结果,同事把一周前那个「不堪入目」的版本给老板发过去了……
办公室里,那一场暴风雨……
基本上,每个人都有台电脑。
基本上,每台电脑里都有很多文件。
基本上,这些文件都很乱:
要用什么,偏偏找不到什么; 
即使找到,一下子找出来很多个版本,而且每个人都不能用,都是半成品; 
结果就是,每次做什么事情,还没开始,头已经很大!
甚至,每次都是从头开始!
什么叫「努力不可积累」?连电脑文件都管理不好,这还不算吗?
而对比之下,有些人不但是头脑清晰,做事高效靠谱,他们的电脑也很有秩序:
只要是自己处理过的文件,都能很快找到,把时间精力放在做事情本身; 
不但能找到,而且版本迭代控制井井有序,给老板的那个版本一定是最新最可靠的;
给客户的版本一定是对外的,给自己还有不断迭代内容和新素材的版本; 
不但是工作文件,平时自己的生活资料,自己的学习笔记,都井井有条。
很多小事,并不是表面上这么简单:
电脑中信息和文件的混乱与秩序,反映了电脑屏幕对面,那个人脑中信息处理的混乱和秩序。
问题是普遍的,答案肯定也是存在的。今天我想和你分享的,就是一个「一次搭建,终生受用」的电脑文件管理方案。
我的电脑文件管理系统非常简洁,分成三大部分:
第一部分,inbox文件中转站;inbox是一套高效处理信息、战胜信息混杂的机制,我们将全部文件先放在inbox体系里中转,处理完转存到「主体文件库」中;
第二部分,主体文件库。我用唯一维度分类,分成工作、学习、生活和兴趣爱好四大类文件夹,以项目为单位建立单个文件夹,这种方法搭建主体文件库,将庞杂的文件整理分类;
第三部分,归档库。人生就是一个信息流,这些知识是一直在流动的。所以,当我「翻篇」的时候,例如我转行了之后,之前CPA学习的内容,之前做审计项目时的客户资料和工作笔记就都暂时用不到了,我就都会把它们全部归档。注意了,这里的归档绝非删除,以后想用这些资料还可以调取出来。 所以,我的做法很简单,一个专门的移动硬盘,专门用来归档资料。平时放在书桌上,极其偶尔需要的时候随取随用(其实好几年了,也没有用过一次)。
文件夹虽然是线性排列的,但是背后的结构是非常简洁而清晰的。我用大纲整理之后,文件夹体系结构就会更加清晰了:
展开之后,是这样的:
用思维导图展示更加直观:
文件夹体系的细节,大纲和思维导图的文件夹体系源文件,我会在文末用云盘分享给大家。
所以,我的笔记本电脑虽然配备了512GB的固态硬盘,但是:
  • 我的「全部重要的工作资料」,都在一个文件夹中;
  • 这个文件夹只有约40G体积;
  • 我对这个重要文件用坚果云(一个云盘工具,简单点说,就是「中国版Dropbox」)进行了备份,跨设备同步;
同理,我们整个团队的文档,也用类似的方式搭建了一个文件管理系统,并且用坚果云进行数据备份、不同成员之间的权限控制、文件共享和文档协作。
至于电影、电子书、临时录课的大体积视频文件等资料,我不会放在云盘中备份:
  • 占用大量的云盘空间,也会影响云端同步效率,
  • 这些文件真的不重要。
所以,我都是单独用一个个专题文件夹在本地管理。对于应该归档的大体积文件,我用一块归档专用硬盘就搞定~
「一劳永逸」的背后,有四大原则。分别是:
1、Wikipedia唯一分类维度
2、杜威数字编码系统
3、小能熊文件命名规则
4、GTD信息处理流程
第一个原则,是正确的分类维度。好的知识库分类,需要做到8个字:
唯一维度,粗放分类。
为什么要唯一维度呢?
开头提到的笔记本或文件夹分类混乱问题,就是因为多维度的引入而导致的。分类这件事情,只有贯穿着唯一维度,才能实现MECE原则。所谓「MECE」(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive),其实就是咨询圈子里基础的「不重复,不遗漏」这么一个原则,这个原则,是我们清晰思考的一个基本功。只有按唯一维度分类,做到MECE,分类才是有效的。
那么,选择哪个维度呢?我们选择什么样的维度,才能够有效地解决笔记本分类问题?我的主体知识库,分成了工作、学习、生活和兴趣爱好。为什么呢?因为「人生就是一个信息流」,而我对自己的生命信息流进行梳理之后,我发现,就这四大部分,按照性质这个维度来划分。甚至我在自己的知识管理软件印象笔记中的笔记本体系,也是用同样的维度进行分类的:
后来,我在调查资料的时候发现,其实像Wikipedia这样一个对全人类知识,对过去几千年的知识进行收集加工整理,建立人类知识库的人类知识管理工程,它也是使用了按性质分类的维度。它基于知识的学科和性质分类,将全人类的知识整理成为一个虽然体量巨大、但是简洁高效的系统。
通过按学科、按性质这个唯一维度分类,维基百科hold住了全人类的知识。所以,我相信,我们按性质对笔记本进行简单分类,分成工作学习生活兴趣爱好,建立一个简单但高效的笔记本体系,也能hold住我们全部的信息、一个人的全部知识。
对于我的文件夹体系来说,分类是这样的:
单单有一个完善的笔记本体系还不够,你还需要清晰明确的命名规则。第二个原则,是好的数字编码系统。
杜威十进制分类法是由图书馆管理员杜威(Melvil Dewey)发明的,是一种适用于图书馆图书分类编号方法,和美国国会图书馆分类法一起,被全球图书馆广泛运用。
杜威的分类法影响如此深远,以至于dewey从名词变成了西方国家常用的一个动词,和「Uber」、「摩拜」成了一样,dewey从名词单词成为了分类这个动作的替代;
杜威的分类方法,简单有效,既然连图书馆的知识都能hold住,对于个人文件管理就更没问题了。我采用了其中最精华的部分「十进制编号系统」,来给文件夹编号。
看一下杜威分类的实例,你就知道他是怎么编号的了。
在经典的杜威十进制编号里,从100、200一直到900,这是对全人类知识的分类整理。100是哲学,200是宗教,300是社会科学,400是语言,500是科学,一直到900历史。
在100哲学这个父类下面,划分为110、120一直到190这些子类,110是形而上学,120是认识论,子类110下面又分成很多孙类,例如111就是本体论,112是方法论,等等等。
第三个原则,是文件命名规范。
基于简洁清晰的杜威数字编号机制,你可以建立一个笔记本和文件的规范命名规则,我称之为「小能熊文件命名规则」:
名称由三部分构成:数字编号,四大分类,具体名称;
数字编号是杜威十进制分类,
四大类是参考维基百科,按照性质把全部笔记本分为工作学习生活和兴趣爱好,
最后的第三部分则是具体的笔记本或文件的名称。
以我自己的文件夹体系命名为例,从100到400,分别代表工作、学习、生活、兴趣爱好。1打头就是工作,2打头是学习,3打头是生活,4打头就是兴趣爱好。以100 工作为例,
  • 100是父类;
  • 「110 知识管理」项目是子类;
  • 如果下面还有建立独立项目的需求,我可以通过110.1、110.2这种加小数点的方式,快速增加单独的项目文件夹,非常灵活,还不影响已有的分类和编号;
2打头的笔记体系里,210是读书,220是写作,这些都是子类。210读书子类下面,分成211、212……一直到216,这些都是孙类。
「212.1」本来是不存在的,但是,以我自己的实践为例,因为我的创业项目「小能熊学院」是给大家分享系统的学习方法论的,我在打造自己自己的系统性读书方法论之后,尤其是以课程产品化的形式向外推出时,我可以很方便新建独立项目文件夹。不需要影响已有的文件夹结构,只需要加一个小数点,建立一个编号为「212.1 - 读书OS」的文件夹就可以了。这种做法,你也可以参考。随着你个人的学习成长,你电脑中的文件夹体系也在自然生长。是不是很奇妙,哈哈
第四个原则,是一个从输入到输出、推动学习闭环的信息处理流程。
除了按维基百科的唯一分类维度对主体文件库进行分类,我还引入了inbox文件夹和归档库,用GTD流程帮助你完成信息在文件管理系统中的流动。
GTD,也就是英文「Getting Things Done」的缩写,这是一套处理任务和信息的高效机制。「人生就是一个信息流」,信息在你的电脑和大脑中不断流动。用GTD流程来管理你的电脑文件,就会达到「流水不腐」的目的,信息流通畅,工作学习都轻松愉快。
保持信息流顺畅,有几点要注意的:
  • 桌面是inbox,只存放当前工作文档。要定期清空!最懒得一周一次。
  • 同理,默认的下载文件夹、电影文件夹,都是inbox,都是临时存放而已,要定期清空啊。
以我目前为例。我的downloads文件夹,只有当前写文档时需要用的截图。因为:
  • 之前用的文件已经在完成后被转移到主体文件库中对应文件夹了;
  • 而这些截图文件,在这篇文章发出后天后最迟1周内,也会被转移、删除;
电脑桌面也是如此。inbox就该有inbox的样子啊!
除了0打头的inbox体系,我还额外做了一个升级:010 工作台文件夹。
工作台文件夹指的是那些当前你特别关注、非常重要、Deadline紧迫的项目。为了和主题文件夹中的「普通项目」区分开,你可以把这些项目单独「拎出来」,从而达到「醒目」和提醒自己的作用。
甚至,inbox项目,我都会放在侧边栏,等项目完成后,我就会移除。
基于上面的4大原则,我的文件管理体系的逻辑非常清晰:
  • 3部分:inbox文件夹,主体文件库,归档库;
  • 4大类:主体文件库分为工作、学习、生活、兴趣爱好;
  • 用杜威十进制编号进行编码,
  • 用小能熊命名规则进行规范命名;
虽然创业的事情很多,要学的东西、处理的文件很多,但是我只用了不到40个文件夹,40G的全部容量,就管理了我实际需要管理的全部文档。操作上简洁,效果上务实。把复杂的事情做简单,达到「物归其类,物放有序」的标准,这是我建立文件夹体系的内在原则。
而搭建笔记本的具体操作非常简单,现在手把手带你套用以上技巧搭建笔记本体系,只需要3步,按图索骥,立等可取:
  • 第一步,画一张思维导图(推荐软件Xmind),系统梳理一下自己的关注点,了解自己的大脑平时在处理哪些信息,时间花在了哪里?先在思维导图里,对笔记本体系做一个总体规划;
或者,你也可以用大纲、Excel等自己趁手的工具来做版本控制
  • 第二步,「照葫芦画瓢」,在电脑文件系统中建立对立的文件夹;
  • 第三步,(根据实践中出现的需求来)迭代。笔记本体系不存在完美状态,而是要适合你当下的需求。迭代笔记本体系,而不要希望一劳永逸,追求完美主义。你在使用过程中遇到的新问题、具体问题,通过迭代进行解决。所以,第一步的导图或大纲,你要保留着,做好版本控制。千万不要靠大脑迭代,那样,努力不可积累。
这套系统,有3大优势:
1、自动排列。只要按名称排列,你的文件夹就会有序自动排列。因为,电脑文件夹排序是按照ASCII码排列,先数字,再字母。这也是我为何把杜威数字编号放在最前面的原因;
2、丰俭由人。少到十几个文件夹也不会显得简陋,多到200个文件夹也完全不显得臃肿。我电脑上的全部文档,十几个项目的资料,40个G,用这套文件管理系统,总是觉得刚刚好;
3、可延展性。这个文件管理体系的可延展性非常强。随着你的工作和学习内容的不断积累,文件夹体系会越来越庞大,你可以根据需求随意添加子类孙类。
简单总结一下:
我们通过Wikiepedia的唯一分类维度,GTD这个信息处理流程,给自己搭建了一个简洁高效的电脑文件管理体系。再用杜威十进制数字编号和小能熊文件命名规则,让文件夹命名更加清晰。
这么处理完之后,一次设置,终生受用。这套规则的使用范围广泛,本来是我在Evernote知识管理系统中的笔记本分类方法,但是:
  • 也适用于电脑文件夹管理;
  • 还可以用于OmniFocus中的任务管理体系搭建、
  • 以及Anki中的记忆卡片组体系搭建;
用简单的方式,将我们学习的成果管理起来,给自己的外脑建立秩序,战胜混乱。这就是我希望给你带来的价值。
当你建立了简洁有效的文件管理系统之后,你还暴露在一个风险之中:
前几天,我的电脑被狠狠摔了一次,没上图这么惨,但是最起码我不担心资料丢失问题,哈哈(这也是我写这篇文章的原因之一,电脑一摔,就提醒我了)。
如果你像我一样,不小心电脑被摔了、进水了、系统崩溃了、硬盘挂掉了,或者电脑直接被偷掉,那时候,肠子悔青了也来不及。你都来不及心疼你花重金买的电脑,痛过,你才会发现:
电脑中的资料才是无价的。
给重要的电脑资料上保险,我分别用过3个解决方案,从Dropbox到Google Drive到坚果云。顺便给大家分享下经验。
15年的时候,我用的是Dropbox。Dropbox很好用!非常好用!文件同步稳定,版本控制功能极佳(出问题之后你才会感受到),但是,有两个致命缺陷:
贵,真的贵。一个月10美元……掐指一算,贵就一个字。我只有20G空间,不够用;
需要自备足够强大的梯子。不解释;
后来,我切换到Google Drive。优势非常明显:和Google Docs、Google Photos无缝衔接。但缺陷仍然存在:
需要自备足够强大的梯子。不解释;
自己用固然很爽,但是一个遇到团队协作、文件共享、给客户发资料,立刻傻眼!非常麻烦。来回折腾。真的会让你悔不当初
所以,在几次和合作方分享资料倍受折腾之后,我及时止损,从2017年开始切换到了「中国版Dropbox」坚果云。
而且,不但我一个人换了,我还给整个团队开通了团队版。
团队里面大多都是女生,完全玩不转电脑,但是,用了坚果云之后,配合上我的文件管理方案,他们一个个都表示,现在用电脑工作时,「幸福感爆棚」!
我也无意赘述坚果云的功能、价格,拿各种市面上的云盘来横向竖向对比,简单说几点吧:
  • It just works!团队女生都轻松玩转;
  • 价格实惠,团队版人均50元/月。个人版应该更便宜,每天几毛钱;
  • 如果电脑遇到问题,你会发现,哪怕3年遇到1次,都是超值的;
  • 手机、电脑、Pad实时同步。公司电脑上改了啥,家里电脑随时保持同步;在地铁上都可以随时用手机给客户分享资料;
  • 团队共同维护资料库,用团队女生的话,「感觉好几个人在用同一台电脑!」
补充资料:http://t.cn/RdOQ0pf (@Howie_Serious的笔记本体系模板;文件夹体系模板)
最后,小能熊一直倡导「善用生产力利器」,我们自己也是积极付费使用这些利器(我手机和电脑上的付费产品和服务,应该接近手机硬件的价格了)。毕竟,好的生产力利器,不是凭空掉下来的,背后是有程序猿小哥们的心情汗水的。毕竟,我们每天都在为各种东西付费,为什么不支持一把自己的生产力、为自己的数据安全?哈哈
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