学点知识 | 怎样写一封得体的电子邮件？

题图：Marius Christensen / CC0

怎样写一封得体的电子邮件？

知友：牛芒（100+赞同）

作为入职半年的职场新人，写过最多的邮件就是「投简历」啦。如何在一篇电子邮件里礼貌而又准确地展示自己，避免给 HR 留下「一看就不靠谱」的印象十分重要。

标题

错误示例：

A 大学应届生小明

小明，你好。小明你这标题，我会以为是世纪佳缘给我发来的介绍人。

我是 A 大学 19 应届生，非常想加入贵司！！

感受到你激动迫切的心情，但请不要把标题当成一句话介绍，标点符号也请避免向马景涛学习。

内容运营 - 小明

相比起来，会稍好一点。起码能让 HR 知道你想应聘的职位和你的名字，但还远远不够。标题需要通过最简明的字数最准确强调重点，对于应届生投简历，HR 更希望在邮件标题中能看到：

「你期望的工作职位」+「你的学校」+「你的级数」+「你的名字」

例如：内容运营 - A 大学 19 届小明

HR 每天会收到无数投递过来的简历，如果你在标题中不能准确传递信息，很可能会在筛选简历时被漏掉。

职位很重要，你需要在标题中写明，这样才能分类。学校很重要，作为大学生，学校是你的第一张名片，可能包含着你的地理位置，可工作天数等一系列信息。

级数很重要，如果是实习岗位，可能往届生就不太合适了。你的名字很重要，或许 HR 不能仅凭一封邮件就记住你的名字，但印象分，朋友你不要啦？

正文

很多同学习惯投简历时正文空白，直接标题加附件结束一切。我理解可能是「不知道写什么，干脆不写」，但如果能在正文部分简单介绍自己，说出为什么选择这个职位，自己的意向、优势等可能无法完全在一张单薄的简历中完全展示的内容，或许是个加分项。起码 HR 能 get 到你的用心与认真。

附件

一定要有的就是简历啦。几点注意事项：

不要忘记发附件，不要忘记发附件，不要忘记发附件。每一封没有附件的求职邮件，都会收获很多个白眼；

附件的名称请让人能看懂，记得修改下呀，不要什么「屏幕快照 2019-01...6.25.50」；

请用 pdf。你不知道 doc 在对方电脑上打开会是什么样；

如果是设计等职位，可以把自己的作品集附上；

细节很多，请记住准确传递信息。

发送人

就说一句，如果是群投的话，不要让某一家 HR 看到你发送给他的邮件，同时发送了十几个人，那样就真是有点天真了。

大致想到以上几点，如何写一封得体的电子邮件，问题下已经介绍的十分详细，无论是学习生活、求职还是以后工作中都能用到。

知友：灯下说书人（100+赞同）

什么是「好」邮件，有哪些关键要素

标题清晰易读：能让阅读者快速抓住重点，仅通过标题不用点开正文就能判断事项优先级；如，对外：【来自 XX（公司名）】XX 事项合作确认清单；对内：【XX 项目】上线所需资源申请

送达无误：正确使用收件 / 抄送 / 密送。「收件人」是需要了解并对此事做出回应的对象；「抄送人」是仅仅需要知晓事件的对象，ta 可以不用做出回应；「密送人」是需要知晓事件，但不便公开让所有收件人知道邮件被发给这个人

目标明确：邮件是为了让收到邮件的人知晓某件事情，还是对某件事情做出回应？需要在邮件中明确

清晰简洁，重点突出：用最简单的文字和结构化的方式，把需要传递的信息整理好，并罗列层次，善用格式 highlight 重点

下一步行动计划：落实具体事项、责任人、DDL

语言习惯一致：和邮件阅读对象保持一致的沟通语言，比如内部沟通中使用内部员工都能理解的术语名词，对外沟通中不使用只有组织内才能理解的名词，换成大众都能理解的说法，或对专业名词做出解释

语气友善，注重邮件礼仪

有哪些训练自己写好邮件的小技巧

观察公司内部面向全组、全业务线乃至整个公司的邮件，这样的邮件往往结构完整、措辞经过雕琢，可以作为正面范例

将自己带入读者的视角，发送前通读一遍，看能不能理解邮件所传递的信息。

发送之前检查：标题、收件人、正文（错别字）、附件（是否放了）

「好」邮件的例子

内部沟通（人力资源服务公司的销售拜访客户后公司内部同步信息的场景）

标题：【XX 公司】拜访后情况同步（日期）

【拜访对象】：XX 公司 HRM 、招聘负责人

【主要情况】：该客户是 XX 行业区域内头部客户，成立于 19XX 年，目前人员 3XXX 人，业务类型是 XX，近年在调整业务范围，因此需要某专业技能的人才，本次初次拜访，过往了解过我司，但从未合作过。

客户痛点是基于承载战略的要求，新事业部需要有专业人才和懂专业的管理人员，但目前不知道这部分人从那儿找，内部选拔该以何种标准和方式、外部招聘从什么渠道和标准选人，都是问题。基于这样的需求，给客户介绍了我司的 XX 服务和产品，未来可能合作的点包括：XX、XX 和 XX；风险可能有：XX、XX 和 XX。

和客户达成共识的下一步行动计划：……

内部需要做的下一步行动计划：准备客制化方案下次拜访，DDL 是 X 月 X 日，需要@某同事约客户再次拜访进行当面讲解，继续挖掘需求和推进商业合作进程。

外部沟通（合作方邮件举例）

标题：【来自 XX】XX 合作形式介绍

感谢 XX 公司对我司产品的认可，基于贵司的业务类型，可以共同开展以下形式的合作：1…… 2…… 3……

以上，如果贵司有更多想法和策划，欢迎随时沟通，X 个工作日后我会再次和您联系，探讨和推进后续合作计划。

知友：章牧之（100+赞同）

在前公司经常给团队成员培训《邮件礼仪》，来了新公司以后也和很多职场前辈们学习了邮件之法，简单谈几点自己的感受。

先说结论，写邮件的目的是什么？

「短平快」、「尽可能详细」（是的不冲突）地「告诉须知人和同步人「问题是什么」、「解决方案是什么」、「需要谁在什么时间什么地方做什么」。

背离了以上原则的邮件，我觉得大概率是「不得体」的。

以及，重要的事情发邮件（一定要书面同步或者传递的），十万火急的事情打电话（服务器宕机都火烧眉毛了还靠邮件说事情是来不及的）

接下来挨个聊聊写一封邮件的方法论。

前置准备

邮箱

先说说工具本身吧（如果是职场公司内部发的邮件可以局略此部分），之前在站内有一个非常有趣的讨论：问题：发简历该不该用 QQ 邮箱？

在回答里很多 HR 同行和其他公司的同事们各抒己见，讨厌 QQ 邮箱的主要有以下几个原因：

1. 不职业化（一长串 QQ 数字的邮箱前缀让人心生反感）

2. 娱乐化（坦白讲我的确在很多 QQ 邮箱的发件人那里看到的是很个性化的网名）

3. 不好记忆（有规律的英文邮箱和一串毫无规律的数字你觉得哪个好记住）

坦白讲，从业这么长时间，我是对 QQ 邮箱没什么偏见的，但是我对发件人为一长串个性化网名这件事还是 0 容忍度。

在校生（尤其是本科生）用邮件的机会的确是少，大多数人还习惯于 QQ 在线传文件的方式。那么，初出职场的你，建议先申请一个靠谱的邮箱前缀，如果实在是懒得申请，能不能把你的 QQ 邮箱发件人改一改？

签名档

签名档对于电子邮件的意义，就像你出门社交随身携带的名片一样重要。最主要一点是为了提供自己的联系方式，以及统一整体的展示方式。

大多数职场人应该都有自己公司的统一要求格式，如果没有统一要求的，需要设置一个固定的格式，包括个人姓名、英文名、公司正式注册名称、部门或者项目组、手机、地址等。至于学生，我想也应该需要一个自己的签名档。

然而，很多工作很久的人，签名档仍然写的乱七八糟，早年间我甚至还见过很多奇奇怪怪的签名档：

来自我的 iPhone 客户端
个性化签名（参考个性化发件人网名）
。。。。。。。
来自网易邮箱大师定制

或者干脆就没有。

写邮件前

TO、CC、Subject

写一封得体的电子邮件，正文上方的几个关键条你需要搞清楚怎么用。

TO 和 CC 的区别很多工作了好几年的人，至今都分不清。甚至于有的员工会有「反正都能发过去能收到邮件」来反驳我的观点，那如果你想写一封得体的电子邮件，就从下一封邮件开始，明确清楚这两个文本框各自应该写什么，哪些人写 to、哪些人写 cc。

关于 subject，@吴思扬 写的回答里讲的很全面了：

电邮标题也是经常被忽视的一点，但这一点至关重要，可以说保证了自己和对方在今后查找相关信息时的准确性。恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。
最全面的概括：
《有关 XX 项目在 XX 客户现场的部署故障及现场情况说明》
最开始的引子：
《XX 市 XX 客户现场部署故障》
最点睛的描述：
《XX 客户现场部署故障将可能导致延期上线》

我再补充一点：

subject 处最需要的，是在优先的字数里总结和提炼出这封邮件的关键信息，甚至于可以做关键字的提炼，例如：

「休假同步：XX 休假期间工作安排（8.9-8.18）」

「XX 8.9-8.18 休假急事电联 132xxxxxxxx」

我想哪个标题更合适，大家应该都一目了然。

邮件正文

前言及结尾

1. 请不要在问候语处直呼其名，如果比较熟悉的同事可以叫昵称或者简称，如果没有那么熟悉可以用 xx 老师、职务等方式尊称；

2. 如果有多个收件人可以用 Hi/Dear all（这里不区分两者，个人判断均可）来开头；

3. 结尾加一句谦辞或者敬语收尾，如：如未尽事宜可与我联系。

4. 如果是首次给对方发邮件又非团队内部协作，可以简单在问候后换行简单介绍来意。

《金字塔原理》

这是一本很有意思的书，推荐职场人（尤其是涉及文字工作、沟通交流和协作比较多的人都可以考虑读一下）。书的介绍中有写到：

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。金字塔的基本结构是：中心思想明确，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。先重要后次要，先全局后细节，先结论后原因，先结果后过程。

那么在邮件正文里也是如此，写正文的时候，麻烦先以总结的形式，给所有的「to」和「cc」传递清楚，你要同步 / 汇报 / 提出什么样的一件事 / 一个项目 / 一个需求，然后再去细说问题的描述、事件和解决办法。

《麦肯锡 30 秒电梯理论》

这是一个很有意思的沟通理论，背景故事大概是：

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：「你能不能说一下现在的结果呢？」
由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从 30 层到 1 层的 30 秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。
从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在 3 条以内。这就是如今在商界流传甚广的「30 秒钟电梯理论」或称「电梯演讲」。

在写邮件的时候，也可以遵循这一原则，尽量短平快的把你要表达的事情讲清楚，即以下三点：

1. 把事情的关键词说明白

2. 不必要的修饰词和语气助词全部去掉，尽可能短

3. 必要时可以描述，不要为了短而短

我在很多时候收邮件会看到长篇大论的就某一问题展开叙述，事情的前因后果甚至于八卦都写在了邮件正文中，大端的文字让我失去了阅读的耐心，最后不得已直接找当事人口头沟通问题细节。实际上可以遵循以下原则：

1. 分段，问题描述、预计影响、解决方案、期望可以分小段描述清楚

2. 多用表格（尤其涉及多个并行的行端内容的时候，如项目周期、小组情况等）

3. 少用长句和修饰词，适当的拆短句式，让阅读更快。

4. 精准描述问题，把所有的「可能」、「也许」、「大概」去掉