华乐丝Wallace
学术英文润色
提问：
我的论文已被期刊录取，不过期刊编辑要求我针对我的科学论文「审核校对样本」，请问我该怎么做？同时，编辑要求我厘清论文中的一些问题，我以为所有的问题都在审查的过程中得到解决。这到底是怎么一回事？另外，我发现自己的论文仍有一些地方需要修改，在这个论文发表的阶段里，我能更改的幅度是多少？
——国立清华大学 化学系助理教授
回答：
编辑程序主要是为了确保发表的论文具有清晰且正确的写作内容。良好的写作风格是相当重要的，因为它能促成有效的科学交流。即便在科技论文投稿及被期刊录取之后，仍可以继续进行编辑程序。编辑程序的最后一个阶段为审稿与校对，这两个步骤十分重要，因为作者能有机会进行最后的修改，并且查看在印刷前论文版面所将呈现的编排。
审稿
论文稿被期刊录取后的首要步骤为审稿的程序，将由文字编辑负责确认论文稿是否符合期刊的风格及格式。文字编辑有时亦被称为技术编辑。
文字编辑使用期刊特定的风格来维持所有发表论文的一致性，根据期刊的投稿须知，标准化所有衡量标准及参考文献引用。文字编辑也仔细地检查论文，以便确保文中引用的所有文献皆编列于文末的参考文献中；文中提及的图形和表格与实际的图形和表格是相呼应的；以及缩头语和缩写是按期刊特定的风格来进行标准化，术语在文中第一次使用时，通常必须提供定义的解释并且拼写出全名。
除了期刊特定的风格很重要之外，文字编辑也同时检视以及修正任何拼字、发音、文法错误（例如：主词动词的一致性、时态和不明确的先行词）以及图形和表格内的数字计算（例如：数量和百分比）。文字编辑通常必须审核论文内容，以及检查论文稿内不明确或模棱两可的语句、不必要的重复字词和专业术语的使用。在必要的情况下，如果论文里有任何部分是不明确或需要补充额外的资料，文字编辑可能会向作者提出问题。这些问题将以「向作者提问」的方式出现在校样本的空白处。在某些期刊中，经过文字编辑后的论文稿会在排版之前，寄还给作者以征得其同意，而某些期刊可能会略过审稿的步骤，将「校对样页」寄给作者。
审核校样本

在审稿完成之后，论文原稿将进行排版或版面编排，以制作论文的校样。此步骤的成果被称作「校对样本」（galley proof，有时称作galleys），校对样本完成后将寄给作者。将校对样本寄给作者的主要目的是让作者在论文稿送印之前能检查稿子的正确性，因为排版的过程中可能会出现错误及遗漏的地方。务必记得无论论文原稿是如何完美无缺，只有印刷在期刊上的版本才是最重要的。如果印刷的文章出现严重的错误，这可能会彻底阻碍读者对论文的理解程度，甚至损坏论文作者身为一名研究者的声誉。微小的错误，例如：小数点的错置，可能会对该论文的科学诚信产生质疑。
通讯作者应负责仔细阅读论文稿的审稿校对样本，并完整地回答文字编辑所提出的疑问。通常编辑部将要求作者在特定时限内（通常不超过一周）回覆并确认这些问题。此时间限制是必要的，以避免延迟论文的发表。然而，编辑和文字编辑有时的确会出错，因此，如果作者认为某些地方经修改后会改变文章的原意，则有必要立即向编辑表明此种情况。作者也必须做好心理准备，寄回的论文稿可能仍需要针对某些部分改变措辞、重新组织或改写，以确保论文具有清晰的结构与流畅度。
当作者检查论文的校对样本时，应该检查句子或段落是否有任何可能遗漏的排印错误。务必极其谨慎地检查表格内的资料，小心地审视每一个数字及小数点。
表格资料经排版后常出现错误，因为作者熟悉这些资料，所以只有作者才能发现这类的错误。审稿者或文字编辑无从得知数字「27」实际上应该是「2.7」或「0.27」。
对于作者而言，仔细检查校对样本里的插图或图形也是相当重要的，因为校对样本呈现的是实际期刊内容的外观。最后，作者应记得检查自己的姓名及服务机构！这部分也许是论文最基本的资料，但在校对时常被作者视为理所当然而容易被忽略。
标注修正处
作者至少应阅读自己的校对样本两次。当作者完成第一次阅读后，请其他人阅读原始的论文稿。在第二次阅读时，作者应确认论文的正确性以及资料是可以被理解的。
作者在检查校对样本时，应该标注修正处或回应编辑在校对样本里所提出的疑问。编著修正处的方式有好几个，其中一个好方法是标注修正处两次：一次标注在文中出现错误的地方，另一次标注在出现错误地方的空白之处。修正处的标注必须是清晰可辨的，作者可使用与校对样本不同的颜色进行标注。
作者必须清楚地、明智地标出修正之处，以便进行适当的校正。请注意校对阶段并非进行大规模或重大修正、改写、改述的时机，此阶段并不适合增加更新的资料如：新增表格，或者针对最后编辑的论文稿作任何其他的重大更改。一般而言，在校对的阶段里，编辑部不允许内文或图形有任何重大的修改。
针对校对样本修改完毕后，作者必须将论文寄回给出版者。在此阶段，设计者将针对修正处更改版面并制作接近定案的版本 —「校样页」，作为编辑或检查的用途。在此阶段，大部分的错误已经过修正，论文的外观也接近定案。接近定案的版本就是呈现在印刷（或线上）期刊页面上的实际外观。
结论
作者有责任妥善地、仔细地检查自己论文稿的校对样本，以确保论文的每一环节都是精确无误的，因为这是在论文送印前，能够进行任何修改的最后一次机会。因此建议作者应至少审阅校对样本两次：第一次可将校对样本与原始编辑的论文原稿进行比对，第二次则检查正确性、可读性和可理解性。作者应该内文中及文中空白的地方清楚地标注任何修正处，使用与校对样本不同的颜色进行标注，并回应文字编辑在校样本里所提出的疑问。最后，应尽可能在最后期限前准时地将校对样本寄回给出版者。
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