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时间是很宝贵的资源,你的工作中是不是常常觉的时间不够用,而且没有多余时间去做你想要做的事?其实很多人都是这样,因为我们经常错误地把更多的时间投入到工作中,希望用更多的时间来弥补工作效率的不足。甚至有时把自己私人的时间也用上了,从而导致更大的生活压力。
事实上最近的一个Voucherclude调查发现,在一天8小时的工作中,工作人员平均的有效工作量仅有2小时53分钟。
如果你觉得你的工作效率低,那么小编希望下面的一些窍门能帮助你有效地安排工作时间,从而提高效率。
列表上的事项要符合现实
每天制订一个事项列表(To do list)是非常好的习惯,这个习惯对达成短期或长期目标很有帮助。但是写在表上的事项一定要符合你现实的处境。
如果你把暂时做不到,或者自己能力不可及的事写在列表里,那么很有可能你会无功而返。因为这些完不成的事会一直提醒你今天的失败,从而对你有负面的影响。如果你一定要把久远目标写入你要完成的事项里,那么可以尝试把列表分成多个时段。比如一天、一星期、一个月,甚至一年的目标。但是一定要经常去更新,别忘记了自己的进度。
确定最重要的工作
一天的工作中,我们时常会把一些最简单的事排在最前面,而对自己有挑战性的,不容易完成的事排在后面。这是一种很不好的习惯,因为那些困难的事会变成自己拖延时间的借口。如果要想提高效率,你一定要把重要的工作放在前面完成。
有一个“80/20 规则”指出,你一天80%的工作成果是从20%的工作中产生的。用这个规则来安排你一天的事项,不要让一些小事耽误了大事。
再分享一个从“Eat that frog”这本书里看到的安排事项的简单方法。这个方法把所有的工作分成5类。
1)最重要的事:这些是你一定要做的事,如果完不成会有严重的后果;
2)重要的事:这些是你需要做的事,完不成的话对你的影响不是很大;
3)有用的事:这是一些你觉的有用的事,这些事能帮助你,但是不完成也不会对你有不好的影响;
4)小事:这些事你可以分给别人去做,但是别忘了要后续跟进以免差错;
5)没用的事:要把这些不需要做的事从表里去掉。
不管你用哪种方法,最重要的是:一定要把紧要的事放在最前面完成,而不要去做一些无关紧要的工作。
不要同时处理几件事,要一心一意
当代人认为能同时做几件事就等于提高了工作效力。但是研究发现,当我们试尝去同时做几件事时,我们没有能力去及时地完成每一件事。
美国MIT神经科教授Earl Miller说到:做事时集中精神在一件事上,是最有效率的工作方法,而且当大脑集中注意力时是最有创造力的时候。
如今的社交媒体和网上的通讯方式提供了人们沟通的便利,但是这些信息科技也成为工作中效率减低的罪魁祸首。如果你有工作上的需求,那么可以试试固定分配一段时间来处理通信工作。在其它时间里尽量少接触媒体和网站,不要让E-mail和Facebook分散了你的注意力。
不需要全力冲刺
Science 杂志上有篇报道写到“人的注意力是非常有限的”。如果你不能一直精神集中在一件事上也不必责怪自己。
因为我们不可能一直保持着超人的注意力,所以要尝试着把一天的工作分段。在每个时间段里给大脑放松的时间。“The way we work isn’t working”的作者Tony Schwartz 写到:每工作90分钟,要给自己最少10 到20 分钟左右的时间调整。因为一般人能集中大约90分钟的注意力,之后注意力会自然递减。
最后还有一个Pomodoro在1990年发明的提高工作效率的方法。“在每次高度集中注意力25分钟后,休息5分钟来放松,每做四个重复后休息20分钟。然后再从头开始。”这个方法提倡用短时间的注意力高度集中来养成忽视干扰的习惯。
增加工作时间并不能代替工作效率。所以一定要客观地评价你的工作成绩,找出不足之处然后按照好方法来提高效率。如果在你的工作中正确地应用以上的方法:“事项列表;决定最重要的工作;集中注意力和适当的休息”,一定能帮助你取得更好的工作效率。
(特约撰稿人 Jimmy原创)
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