想想我们每天上班，往往大家的第一个动作时打开电脑，同时打开自己的电子邮件。但如何才能更好收发电子邮件呢？这对很多人来说，也许根本就不是一个“问题”，但往往这些看似平常的事情，可能会对你的工作产生巨大的影响。让我们看看自己在平时在发邮件的过程中会出现哪些问题吧。
发邮件常出现的十大问题
（1）从不喜欢或者不习惯发邮件，事情做就做了；

（2）邮件当发给职位不同的人的时候，不知道该怎样排顺序，甚至根本就没想过这个问题；

（3）写邮件不知道该采用怎样的格式；

（4）邮件最后没有自己的落款，别人收到你的邮件，根本不知道你是谁；

（5）发邮件的附件不知道要用怎样的格式；

（6）发邮件的正文，总是琢磨，不知道自己的措辞是否有问题；

（7）发邮件不习惯抄送；

（8）发邮件不知道该抄送给哪些人；

（9）不敢给相关领导抄送邮件，总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法；

（10）发邮件的时候总喜欢新建邮件，却不会使用邮件答复功能；
这些问题给你带来的影响
（1）从不喜欢或者不习惯发邮件，事情做就做了；

企业中，基本每个人每天要发10封左右的邮件来进行沟通，作为企业的管理者，每天甚至可能收到上百封的邮件。可以说发邮件已经成为企业人沟通的一种习惯。作为一名职场人来说，你要学会发邮件，否则你很难跟同事进行交流。
在一个大企业中，每个人的分工非常明确，都有自己的工作要做，尤其是你的领导，可能每天没有多少时间能和你面对面的沟通，如果你不发邮件汇报工作，很可能让领导觉得你每天无事可做。
举个例子，我们原来的一位同事，工作执行力很强，工作做得也不错，就是不喜欢发邮件汇报工作，尤其是给领导发邮件，结果工作一年后，领导认为他没什么出色的工作业绩，他也在这种郁闷中离开了公司。
（2）邮件发给职位不同的人，不知道该怎样排顺序，甚至根本就没想过这个问题；

中国人总喜欢一个顺序问题，尤其是正式场合，比如吃饭的座位安排、开会的座位安排等等，大家都有一个规矩，如果有人不按这个规矩来做，别人就会觉得你不懂规矩，说得好听点叫没有职业素养，尤其有时候顺序安排不好，可能会让别人很尴尬。
同样发邮件，如果是要同时发给很多人的时候，也一定要讲究一个顺序问题。否则就会让收件人看到人的顺序的时候非常尴尬，从而影响别人对你工作的评价。
（3）写邮件不知道该采用怎样的格式；

一封电子邮件书写的好还，绝对可以看出一个人的职业素养。比如有人发邮件从来没有称谓，直接就说事。更有甚者，有些人写邮件只有主题，没有正文，会让别人收到邮件感到莫名其妙。这虽然不是一个大问题，可发邮件时间长了，别人会对你这个人产生素质不高，没有礼貌的印象，从而影响自己的职业发展。
（4）邮件最后没有自己的落款，别人收到你的邮件，根本不知道你是谁；

一般情况下大部分企业的人员都使用OUTLOOK，大家在刚开始使用的时候，不知道设置自己的签名，导致每次发邮件的时候，都没有自己的落款（签名），尤其当你是一名新人的时候，当你给别的同事发邮件的时候，别人都不知道你是谁，如果针对邮件上的事情要和你交流一下，可就是因为你没有留下签名，让别人找不到你。时间长了，你就发现很多人还是不认识自己。
（5）发邮件的附件不知道要用怎样的格式；

发邮件的时候，很多时候要有附件让相关人员阅读，同时方便别人下载保留。一个好的附件格式，会让别人觉得非常便利，舒服。然而一个不好的附件主题，就会让人觉得非常不好。
举个例子，我们每周都会给自己的领导发工作总结。一个采用附件的形式。第一周的附件主题是“第一周工作总结”，而到了第二周发的时候，他为了省事，附件主题还是“第一周工作总结”，其实里面的内容已经变了，如果你是领导，你看到这样的邮件会怎么想，这个人是不是脑子进水了。而这样的事情，每天都会在大家身边发生。
（6）发邮件的正文，总是琢磨，不知道自己的措辞是否有问题；

这件事情最大的问题，是源于你对公司、对领导、对同事的不了解。你每天发邮件的时候如果过多的时间去考虑措辞的问题，可能会牺牲你工作的效率。同时当你发出邮件后，总是担心自己发的邮件是否有问题，这样会无形中影响自己的工作心情。
（7）发邮件不习惯抄送；

我们很多人的在发邮件的时候，不习惯抄送。比如今天你给张三说一个事，然后只给他一个人发了邮件，而张三和你又属于不同的领导。你就没有把邮件抄给相关的领导。
这样的结果是什么呢？你的领导不知道你做了什么，张三的领导也不知道他要做什么。当领导让你做其他事的时候，由于他不知道你和张三沟通的这件事，导致你无形中多了很多工作，搞得自己很郁闷，同时你也会认为领导不理解自己。
（8）发邮件不知道该抄送给哪些人；

邮件的抄送功能是非常重要的，对于职场人来说，很多人不知道该抄送给哪些人，因为对于一个大企业来说，很多时候需要各部门协同作战，其中最重要的一条就是要保持信息对称。如果你不抄送给相关的人员，那么他们就不知道这件事情，回头等你和大家沟通的时候，就会因为当时未抄送邮件这件事情，让大家产生不必要的误会。
（9）不敢给相关领导抄送邮件，总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法；
这是职场人经常犯的一个毛病，总觉得把邮件抄送给相关领导，不是像在告状，就是像在邀功。其实这样的心态是非常要命的。对于领导来说，每天有大量的事情要处理，你把邮件抄送给他，让他了解事情的进展，这是一种反馈，也许领导看到邮件后，根本不会理你，但他心里肯定对这件事有了印象，回头等你做这件事遇到困难的时候，领导也会给你资源解决问题，永远记住领导的资源比员工多。
（10）发邮件的时候总喜欢新建邮件，却不会使用邮件答复功能；
这也是很多职场人容易出的问题，甚至这个问题很多工作两年以上的人也未必清楚它的影响。我们收到邮件，总喜欢新建邮件进行回复，却很少用邮件答复功能。为什么要用邮件答复功能呢？因为针对一件事来说，有可能不止发一封邮件，有时候为了一件事情，可能会在一个月内发20多封邮件，如果你总是新建邮件进行发送的话，就没有留下以前沟通的痕迹，别人收到你的邮件，也会因为工作太多，而不知道你说了什么。这样会大大降低沟通的效率。
发邮件的三条基本规则
接下来介绍几点发邮件的基本规则，掌握了以下几点，相信发邮件这件事就基本没有什么大问题了！
1、发邮件时，关于收件人排列顺序的问题：

（1）发给不同级别的人，头衔大的要放在前面，头衔小的放在后面；
（2）发给同级别的人，要按照人名第一字汉语拼音的首字母进行排列。
比如张三、李四、王五，这三个应该怎么排呢？正确的顺序就是李（LI）四、王（WANG）五、张（ZHANG）三
2、发邮件标题、正文、落款、附件应该具备的一般格式：
（1）标题：简明扼要的突出主题，比如某某市场推广计划、某活动物资明细。
（2）称呼：一定要有礼貌，比如：某某，您好！
（3）正文：内容一定要简洁、要分点列出、关键词要用蓝笔标出！
（4）结尾：一定要有祝福，祝好！祝一切顺利！祝心情愉快！
（5）落款：张三
（6）签名：邮件签名是让别人了解你，并能联系到你非常重要的方式。比如：

AB公司 市场部 策划经理 张三

固定电话：010-5256000-631

手 机：1374005**

电子邮箱：[email protected]


（7）附件：附件的标准格式是日期+主题+姓名，比如2010.6.21第三周工作总结（李四）


3、发邮件抄送的一般原则：

  • 日常工作邮件要抄送给直接领导；
  • 跨部门的邮件沟通要抄送给本部门领导以及对方部门的主管/领导；
  • 跨机构（集团内部）的邮件沟通要抄送给本机构的负责人；
  • 需要多方协作的工作邮件，要把邮件发给每一个相关的人员；
其实发邮件这件小事，本质上就是一个“沟通”的问题。曾经的管理大师说：“企业中90%的工作都是在沟通，而且有90%的同事误解、工作误会都是由于沟通造成的。”可见沟通在工作中是多么多么重要，如果我们想学会沟通，学会换位思考，就从发邮件开始吧！

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来源: 简书（地老大）
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