大象按：超长的工作时间似乎已经成为了职场的「荣誉勋章」，然而，相比每天瞎忙加班 12 小时，能不能在工作中做出成绩才是更重要的。Facebook COO雪莉就是自豪的「5点30准时下班族」。
下面为大家推荐一招「进攻型日程表」，让你不用加班，也能卓有成效。
对于不善于管理时间的朋友来说，常常会遇到一个问题就是是不知不觉接受了太多的会议、活动或者额外的任务，结果把自己的工作节奏打乱，核心项目反而无法如期完成。
怎么办呢？很多时间管理的文章都说：要懂得拒绝，但又有另外一类文章告诉我们应该多尝试新的挑战。于是，问题来了，我们怎么知道什么时候应该拒绝？什么时候可以接受挑战？
我自己工作上会接触到很多善于时间管理的讲师、管理者，我发现他们都有一个共同的特质，那就是在我邀请他们参加或帮忙某个任务时，他们如果要拒绝时，都有一个明确的理由：「下个月我要进行XX项目，所以可能没有额外的时间帮忙。」
重点就是，对于这些善于「管理时间」的人来说，他们明确知道自己未来几周，甚至未来几个月的「时间重心」，于是他们就能很明确的知道当有额外的任务进来时，他们什么时候可以接受，什么时候不能接受。
日程表上有空，不代表你真的有空：学会留时间给自己
我们在排行程时，会以为日程表上看起来是「空的地方」就是自己有空的时间，这是最可怕之处，因为我们以为自己有空，就一股脑接受额外任务，把自己的日程填满。事到临头，才发现自己其实要多留时间去处理核心工作，预留时间给可能的意外。

△日历看起来很空，可能只是因为忘记事先计划。等到事到临头，才发现自己分身乏术。
要解决这个问题，我们就要学会在日程表上「留时间给自己」，才不会让自己被各种临时任务、意外琐事追着跑。

△提前留下时间给最重要的项目，这样就很清晰某个时间是否应该接受额外的挑战。
刚好，我之前在经理人网站上的一篇文章看到「进攻型日程表」的说法，就是我这里想要谈的「在日程表上留时间给自己」的技巧，于是我加上自己这一个多月的实践，重新转化为实践心得，来跟大家分享进攻型日程表怎样操作的方法。
这篇文章讲的是我的心得，可以实践到任何你喜欢用的日程表上，甚至任何你爱用的「项目管理软件」上，而我自己用的是 Google Calendar。

1. 日程表不能没有未来：「预先」设定长期计划与重要截止日

本篇文章要强调的是「实践」，从我的经验来分享如何真的把所谓的「进攻型日程表」设计出来，所以我会直接讲方法，然后才在方法中去谈到一些理念。
当我们开始构想到未来几个月的一些目标规划时，那么当下我就会把这个项目最重要的几个截止日期写进日程表中，并且开始长期的计划。
例如我要写一本电脑玩物的数字工作方法新书，有了一个预订出版日期后，我就在日程表先写上出版日、送印刷厂等明确的截止日期（下图日期纯属示例），这是第一步。
对于这种之后才会发生的目标，我们经常会习惯性的「忽略」，不把他们写到日程表，等到时间快到了才开始慌忙准备。其实这些未来项目的重要截止日期，才应该优先写到日程表。

2. 日程表不能只有截止日期：拆分计划步骤，列出完成所需时间

但是写下截止日期还不够，接下来进攻型的日程表才要开始发挥效用。
有了几个重要截止日后，我会开始构思完成这个目标要经历哪些步骤，尤其是必须由我执行的重要步骤，和通常需要好几天来准备的步骤。
这时候，我会把需要一长段时间执行的步骤，用多日活动的方式放进日程表中，这在 Google 日历上就会显示成一个类似「甘特图」的进度条。
这里是实践进攻型日程表的另外一个关键。有时候我们把截止日期写在日程表上，但是到了截止日期那一天或前几天，才发现自己根本做不完所有工作，这都是因为我们只是「被动」写下完成的日期，却没有思考「完成这件事究竟要多久」。
尤其是我要亲自执行的任务，会预先用长条图的方式画在日程表上，例如在把新书送印刷厂之前，要有15个工作天进行排版与校稿，那么就要把这个时程画在日历上。

3. 时间太长会失焦：把超过一周的大任务分割成以周为单位的子任务

这里我有一个经验是，如果一个任务的时间拉得很长，例如连续三周都要执行同一个任务，那么我们就很容易精神涣散，开始觉得时间那么多，想要多拖延几天再做。
一个不够具体、不够专注的日程安排，就跟没有安排没什么不同，因为我们没有压力、没有目标，就会缺乏动力，就不会照着做。
所以当回顾自己预排的日程，如果发现时间表太长，我会去思考是不是还可以拆解成更具体的步骤，有没有可以在几天或一周内要完成的阶段性目标，然后把日程表上的进度条再拆解成更专注、更具体的单位。

4. 善用全日行程，写当天最重要的进度

除了有些要好几天才能完成的任务外，在整个项目中还是会有一些琐碎却必要的阶段任务，而这些任务可能花个半天就能搞定，但必须在某个时间做完。
这时候我会把这种比较简单，但有特定日期压力的任务，用全日活动的方式标在我的日程表上。至于在这一天的什么时间做？那通常就是这一天任何有空的时间就应该执行。
我不会预先去排好早上9点到11点要做哪件事，因为这样时间表细节会有很大变动的可能性，排得太细是浪费精力。

5. 先有长期计画，才能掌握短期计画：知道自己应不应该接下临时的任务

透过前面四个步骤，我就可能在几个月前先规划好了某一个项目的进度时程表，并且这个未来日程表上不是只有截止日期，还有一条一条长条图显示出完成每一个阶段性任务我所需要花费的工作日数。
这有两个好处，第一个好处显而易见，只要我排好时间条，我就可以很清楚的回推我什么时候应该开始工作，而不会等到快到截止日期前才不知所措。
第二个好处则是，当有人要跟我约某个会议、某个活动，要给我某个额外任务时，我可以从这份未来的进攻型日程表中，知道自己那个时段是否可以应付这个额外任务？
当我看到长期计划中那一周正是我项目最核心的密集工作进度时，我就知道我不应该在那一周去接其他额外要佔用工作时间的任务，即使日程表上看起来有空格，因为我必须把那些时间留给自己的核心项目。

6. 单独的任务，也要预排完成他们需要的时间

而且当心中想要接下临时的任务时，一定也要有拆解步骤、回推完成所需时间的思考。
要答应参与一个会议、要帮忙一个任务，但这时候不能只是把会议时间写在日程表上，还是一样要回推完成他们需要的时间分量，这时候，我们就更容易发现自己到时候是不是可以应付这样的工作量。
如果只是一个时间，任何任务看起来都很简单，但是如果用进攻型日程表的思维：「在日程表上留时间给自己」，就能很清楚的看到每一个时段自己必须专注的任务，以及这个时段是不是还能分心去处理其他任务了。

7. Google 日历的颜色怎么安排最适当？

当日程表上可能有很多进度条、任务、截止日时，以 Google 日历来说要怎么用颜色去区分不同任务呢？
我的方法是，我会区分三种颜色：长期计划、临时任务、重点关键，例如下图中橘色是长期进度的进度条与截止日，也代表我的核心工作；而黄色则是代表这项核心工作里又特别重要的重点关键。
而紫色则代表临时任务、次要琐事。这样的三个颜色区分，就能让我一眼就辨别出应该关注的重点在哪里。

8. 闹钟提醒不是必须的

当有了进攻型日程表的排程后，我们的日程表管理就从：自己被时间追着跑，转变成「预留时间给自己」。
而当有了这样的转念后，日程表上的闹钟提醒对我来说就一点也不重要了，因为我习惯就是每天打开日程表，看自己这周、这天与未来的工作进度排程，由我来主导时间的安排，而不是等着被提醒。
这时候，我就会把所有日程表的闹钟提醒都关闭，反正这些提醒如果我们扪心自问，其实常常都在不正确的时间弹出，我们通常也都是跳过或关闭而已。

9. 不要在「勉强的时间」里排时间

另外补充一个很重要的观念就是，在排进度时程时，尽可能避开假日、晚上，不要把上班时间以外的时间算进自己赶工的时间里，因为一旦我们有了这样的想法，那么这个工作就一定会让我们加班，因为我们心中留下了可以回家再做的后路。
所以像是「拼拼看用半天完成一天的任务」、「做不完就回家或假日再做」的想法，都是在预排进攻型日程表时一定要避免的想法，甚至一开始就应该尽可能避开这些时间，这样回推出来的时程表，才能知道自己应该开始每一个工作的准确时间与分量。

10. 回顾旧行程：了解自己完成某种项目真正需要花费的时间

最后，如果在几次项目中练习了这样的进攻型日程表排法后，他有另外一个效果，就是当我们回顾之前某个月已经完成的项目时，可以看到当时的进攻型进度安排，也就能更准确的知道自己完成某些任务需要的正确时间长度。
这很重要，不要明明需要两个礼拜完成的进度，我们误以为（或逼自己）一个礼拜完成，这样想的话，我们永远无法排出完美的进攻型日程表的！

-END-
作者：Esor Huang，授权印象笔记转载。
原文来自「電腦玩物」，点击阅读原文即可查阅。
点击图片↓，阅读往期文章
p.p.s.
如果你喜欢这篇文章，欢迎一键永久保存到印象笔记。
我们开发了微信公众号 @我的印象笔记和微博 @我的印象笔记为你永久收藏微信微博。在关注微信公众号 @我的印象笔记 后——
只需要分享到我的印象笔记或者在微博评论中@我的印象笔记，都能直接保存，永久收藏！即使原文章或消息删除了，你依然可以在笔记中看到。同时支持一键收藏知乎文章。
印象笔记，永不忘记。
继续阅读
阅读原文