很多人可能会觉得做PPT的准备工作无非打开office，整理好文字找好素材，但如果你是这样做的，那么恭喜你，你将有可能花费大量时间在如何构图如何排版上，甚至有可能做到一半就卡壳了。
如何有效避免翻船？其实，如果你在做PPT之前先把下面这几件事做好，就完全能够化身PP帝，从而节约出和朋友吃吃吃浪浪浪的时间。
1
想要好灵感
离不开积累和生活
不管是排版配图配色等等都需要灵感，一些小创意也会让PPT产生意想不到的变化。
比如下面这两幅个品，第二幅图只是加了一个简单的阴影效果，就让整个画面变得更加饱满而充实。

所以我通常在做PPT之前会去看一些好的设计，让自己大脑的思维能够快速的活跃起来，从而在制作过程中产生好的创意。如何快速寻找灵感呢？
▼地铁广告，其实不就是一页PPT么

▼ 很多网站界面也值得学习

▼电影海报，期刊书籍，还有各种名片

这些作品大多由专业的设计师完成，他们的排版配色等等我们完全可以在PPT中有所借鉴。
当然其实灵感在生活中无处不在，你要做的是，不断地发现不断地积累建立自己的灵感库。
怎么记录灵感呢？可以用手中的纸笔，手机的便签，当然这里给你推荐一个网页小插件
▼花瓣采集，可以方便保存你看到的图片和创意

当然最重要的是在积累过程中一定要尝试将灵感变为PPT，这样以后在你遇到类似的PPT要做的时候，就能很快的想到该怎么做，大幅的缩短你思考和制作PPT的时间了！
2
PPT的根本目的是阐述观点
想好思路再动手
我们做PPT的根本目的是更好的阐述观点以实现更好沟通，讲究的是内容为王。盲目开工，只会中途“卡壳”。所以在制作PPT之前还要确定以下几个问题：

给大家举个栗子，比如我现在要做个课件介绍什么是虚拟团队，这就是我做PPT之前应该要有的思路：

听众往往难以有多少耐心，所以一定要提炼最重要的信息，尽可能简短。
3
画图
避免出现思路死结
大标题下面要分小标题，小标题里面又有好几点。所以在大致确定PPT内容之后一定要，画图！
首先要画的，是思维导图：思维导图可以帮助你在做前形成一个清晰框架。比如上面这个简单的例子，画的思维导图应该是怎么样的。

▼至于怎么画思维导图？我用的是百度脑图

其次要画的，是PPT草图：画草图能帮助你把作品的逻辑排版框架理清楚。因为时间仓促，我选的是网上的图片。

一种是直接用A4纸画，一种是用便签。便签可以更好调整逻辑顺序，同时方便删减。
严格执行完这些步骤，我们就可以动手制作了。
虽然前期准备会花费一定的时间，但绝对会大大缩短你整个制作PPT的时间并且让你的作品逻辑结构更加完善。
4
一个字一个字敲很费时？
因为你还不会word转化
就像我刚刚提到的，我们可以在前期准备上下功夫来缩短PPT时间，可是面对有些文字很长的文档要转换成PPT具体该这么做呢？

还是要分三步走，前期准备、筛选内容、进行制作。
先说说前期准备，拿到一份WORD之后首先要有一个明确的概念，我们要做的就只是用PPT把大段的文字转换成阅读者看得懂能理解的东西。
其次我们要对文稿进行通读，第一遍读不懂倒没有关系。但是一定要做到对这篇文章在讲什么有一个大致的概念。
读完之后要做的是理清文章脉络，将文字进行删减最后仅保留小标题部分，得到的文章的整个框架。
理清思路后我根据小标题逐个击破，将文章拆分成无数个小部分再对各个部分进行逐一的WORD到PPT的转换。
当然对于没有小标题的文章，我建议你去和作者聊聊人生，哈哈也就是一定要了解他的行文思路、文章的逻辑框架是怎么样的。
而对于没有小标题的文章...在转化挑选重点时就要多上点心了。
举个例子：


文字还是非常的多，通读这一段落后用彩色和加粗标出段落的重点和框架结构。

接下来我们就来给这段话“动手术”，把无用部分都删去，删去后还是用思维导图来整理一下，就非常清楚了。

精简完内容就可以开始制作啦，还是以经费投入为例，要突出的是花钱钱用在培训交流等。
注意的是，培训交流科研表彰存在着并列的逻辑关系，因而我用四个矩形表并列关系，下面加上金额。

我这里是以经费投入举了个例子，场地和工资该如何呈现呢？


5
不同的内容类型
适合不同的表现方式
当我们进行完内容筛选后，往往会出现下面这样三种情况，有逻辑关系，无逻辑关系，和数据型。根据内容的逻辑形式选择不同的表现方法，能够最大程度避免后期检查时出现前后逻辑矛盾、思路不清晰的bug。
1.有逻辑关系
有逻辑关系的内容，像刚刚提到的培训交流科研表彰，这类存在并列递进循环等结构的文字，可以用关系图表表示。以这段WORD文字为例：

我们像刚刚一样，删去多余文字仅保留小标题部分这样就可以看到两组清晰的并列逻辑结构，往往就可以用关系图表来表示：

给大家做个示范：


2.没有逻辑关系
没有逻辑关系大部分指很长然后又是大段的文字内容，就比如下面这段对于“虚拟团队的定义”

▼可以直接提炼文字内容，标明重点



▼如果文字比较短，那可以尝试这种“发布会风”

3.数据型内容
比如下面这段WORD数据：

▼可以用不同类型的图表来表示

▼ 如果数据量比较小的话，我们还可以这样

所以不管是多长多复杂的文字，我们都能通过保留小标题，筛选重点内容，选择合适表现方式来进行最有效的呈现。
6
好的PPT
需要条理清晰的素材库
在学习和制作PPT的过程中，积累素材显得非常重要。换句话说，想要又快又好的做PPT，你得有一个自己的素材库。
工欲善其事必先利其器，在整理素材的时候要做的第一件事决不应该是把素材一股脑的放到一起，而应该是先建立文件夹进行分类，再把素材根据分类逐一的塞入文件夹中。
比如按照模板、图片、图标素材、图表、字体、动画效果、背景音乐等进行分类。

建立完大类的文件夹之后通常还可以进行更为细致的分类，便于在之后快速的找到自己想要的素材。
▼ 模板的分类方式举例


▼ 图表的分类方式举例
如果把以上这些点归个类，我们也能够得出职场人制作PPT应该做的的前两个步骤：该做什么前期准备？做的过程中应该怎么样？
换句话说，一份高质量的PPT也就是这样从无到有的。
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本文转载自微信公众号：三顿（ID：wordpptdream）。作者三顿，ppt设计师，三顿学院创始人。LinkedIn领英获得授权转载。
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