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随着数字化的普及，虽然许多数据已经以电子形式存档，但仍有大量的文件以纸质形式存在。这些文件可能被塞在柜子、档案夹、购物袋里，甚至直接堆放在地上。然而，即使是数字化时代，保留一些重要的文件仍然至关重要，因为它们可能会在未来的某个时刻派上用场。
根据《华盛顿邮报》19日的报道，整理这些杂乱的文件时，我们必须特别注意十种文档和证明，确保它们得到妥善保管，以免遗失或损坏。否则，如果需要重新申请这些文件，可能会面临相当大的困难。
首先是必须永久保存的证件，包括：
  • 出生证明和领养文档
  • 死亡证明
  • 结婚证书和离婚证明
  • 社会安全卡：尽管社会安全号码可能已经牢记在心，但有时仍然需要出示纸质证件。
  • 军方记录，如退役证明：荣誉退役者可能享有丧葬福利。
  • 贷款还清证明：当贷款被转售给其他金融机构时，持有相关数据可以避免纠纷。
  • 年终工资单：如果公司倒闭，可能需要这些记录来证明自己的薪资情况。
  • 先前工作的退休金或养老金记录
  • 房地产文件
  • 丧礼记录：保留原始记录有助于处理遗产。
根据具体情况，还需要保存一些其他文件，包括：
  • 贷款文件：在贷款全额还清之前需要保留原始文件。
  • 汽车所有权证书
  • 大额消费收据：对于高价值物品，如电视、电脑等，收据应妥善保存以备可能的保险索赔。
  • 居家修缮支出收据
  • 投资文件
另外，有一些数据只需要保存三到七年，包括：
  • 报税数据：通常应保留三年，但如果涉及债务或证券亏损，建议保留七年。这些数据在将来可能需要用于澄清收入情况，尤其是申请社会安全金时。
  • 医疗账单
最后，有一些数据只需保留一年比如信用卡月结单
而自动提款机(ATM)收据和零售店收据则不需要保留超过一个月。一旦收到信用卡月结单后，这些收据就可以销毁了。
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