大家好，我是秋小叶，这里是秋叶 PPT 的「Office 干货」栏目。
2019 年第一刷屏神曲里唱道：「干得累死累活，有成果那又如何，到头来干不过写 PPT 的。」虽是吐槽，但也可以窥探出，在职场中，做好 PPT，是一项很重要的能力。
那怎样才能做好 PPT 呢？作者从 4 个方面切入，向大家分享了她的经验。
作者：Autumn QT
来源：清醒贪心记(ID：qtnotes)
PPT 是我真正花过 10,000 小时以上的技能，毕竟在麦肯锡呆了 7 年。
麦肯锡 PPT 重视内容与逻辑，我改行做营销后又开始注意视觉效果。
怎么干过我们这些画 PPT 的？：）
从内容到形式，我来讲讲 4 步流程，有助于提高效率。
01
先分析目标

凡是把 PPT 一棍子打死，跟你说「PPT 没用、空洞、就是形式主义……」的论断，你听完笑笑就好了。

PPT 只是软件，无毒无害，一张白纸任意涂抹，非常强大的工具，看你怎么用了。
画任何东西之前，先做个目标分析——什么场合、什么目的，然后才决定，字多还是字少、空洞还是硬核、活泼还是庄重，对不对？
麦肯锡咨询报告，浓缩研究成果，因而总是 1 页密集文字总结（给 CEO 看的核心观点），另加上厚厚一叠详细资料（意思是，如果想看看具体数据和论证过程，毕竟你花了好几百万，我们也有）。
如果是媒体发布会、大型论坛，当然是大图大字，作用就是「拍照好看的背景版」+「网上传播的金句」。对吧？
二者服务不同的目的。要效率、要效果，养成先想想场合 + 选择风格的习惯。
有些 PPT，我只放一句话，做大型演讲时不用密密麻麻的内容分散听众注意力；
有时内部讨论呢，格式不管了，事实、数字放上去。这样做，能节约很多时间。
02
写作文提纲
你写不出来的是 PPT 吗？你写不出来的是作文！
或者说，让我们把写 PPT 的困难拆解成 2 部分：
第一，不知道我想说什么（素材很多很乱，不知道怎么提炼观点，一堆观点不知道怎么组织归纳起来；或者素材太少，编不出来）；
第二，我知道我想说什么，只是做 PPT 费劲儿。
我们先解决第一个问题——先憋出条理清楚的小作文提纲，再具体到每张 PPT。
不要边画边想、反反复复，特别浪费时间，因为改动 PPT 比改文字要麻烦很多。
下面，我用「某明星小三事件」来举例，讲讲怎么写 PPT 小作文提纲。
选这个八卦当案例是因为，素材多而乱、大家比较熟悉、可以解读的视角丰富。
这好比写年末工作总结，你知道自己干了什么，可能素材太多，反而整理工作量大，或者怕自己讲得不够精彩到位。
一个 PPT 小作文提纲，有 4 个要求：
❶ 有 1 个大主题；
❷ 有 3 至 6 个段落；
❸ 每个段落，你大概知道要说些啥（分论点、论据等）；
❹ 段落和段落之间，要独立（传说中的 MECE）。
各段「要独立」的意思是，不能第一段写「工作概况」、第二段写「主要成绩」，写概况时免不了提到成绩，写成绩时发现前面已经写过了……
这属于脑子不清楚。在小作文提纲阶段，就把这个问题消灭掉，因为 PPT 改起来更费时间。
举例小作文提纲（一）

大主题：《饭桌上向我妈论证某小三不聪明》；
第一段：事件背景回顾（大概要说啥：男主角是谁、女主角是谁、前因后果）；
第二段：女主为何不聪明：
当小三不对（所托非人、伤害自己、伤害别人）；
不够独立进取（放弃工作、买买买玩玩玩晒晒晒）；
撕得两败俱伤（以小三身份撕，本身并不够理直气壮，毁了金主对自己又有啥好处）；
缺乏法律常识（授人以柄、自投罗网）……
第三段：对我们有何启示（怎么教育孩子，长大后遇人不淑，爹妈管不管？怎么管？）
写到这个程度，这份 PPT「要说啥」已经想得差不多了，对吧？（大家忽略观点哈，这里为了讲方法）。
如果你先写几页内容，堆砌那些不知道用不用得上的观点素材，效率会很低。
举例小作文提纲（二）
大主题：《向我老板说明，我司聘请明星代言人是否有类似风险，以及如何防范》；
第一段：事件背景回顾（这里重点是，这事给他、相关合作方带来多大的直接与间接经济损失）；
第二段：类似事件回顾（重点是，类似明星人设倒塌的事件是否频繁、后果多严重、加重/降低风险有什么经验教训）；
第三段：我司邀请明星代言人是否有相似风险（我们合作者是谁、为什么请 ta、人设口碑如何、目前判断风险多大）；
第四段：怎么进行风险防范（明星沟通、合同条款分析、舆情监控、媒体沟通、应急预案等）。
同样的事件，根据目的可以写出不同的小作文来，也需要搜集相应不同的素材。
想好提纲、想好要说啥，再去一页页构思具体内容、搜集加工相应素材。
然而，写小作文的能力，冰冻三尺非一日之寒，而且也没有所谓正确答案。
比方说，回顾该事件时，某聪和某六的观点重要吗？
可以不放，并不影响论证主要观点。
放呢，在证明「女主不聪明」时，某六观点会有帮助；在讨论「明星风险」时，可以说明大 V 下场的节奏与影响。
最终怎么判断呢？
时间多，可以讲，时间紧就不讲；听众熟悉背景，不用详细提；老妈、老板爱听八卦的，多讲讲……需要根据情况综合判断。
先出一稿，看看顺不顺，用常识判断，跟领导讨论一下，让别人提提意见……

综上，先写小作文提纲，再写 PPT，不能强调更多哈。
03
第三步，写好单张 PPT
你有个完整的故事线了，现在开始一张张写 PPT。譬如第一张吴某某是谁，第二张陈某某是谁……
单张 PPT 有个基本要求——言之有理、言之有物。
新手可以练习把标题写成一个陈述句，坚决不要写短语（如主要工作、项目概况），这样有助于养成「提炼观点」的能力，而不是堆砌材料。
每画一张 PPT，你要问自己：
这张标题是我想说的意思吗？这个标题能概括下面的内容吗？这个内容能支撑上面的标题吗？
举例而言，PPT 标题是「某律师提供信息」，下面是该律师曾劝当事人不要回国的微信截屏——这样的 PPT 标题信息很模糊，看不出如何服务大主题。
修改标题为「专业律师曾充分提示回国风险，她未曾听取」，下面依然是该律师微信截图（最好辅以该律师身份和对话真实性的佐证信息）——这句标题支撑了大主题「女主不聪明」的一个方面，也概括了（律师微信截屏）这个证据的核心内容。
我还曾经举过例子，下面 3 张图，数字一模一样。
图 1 中规中矩，销售额在增长。
图 2 特意把刻度改成从 25 开始，突出了增长的幅度。
图 3 用阴影和箭头去突出「下滑」，让大家看到「哦，是经常波动哦」，然后去思考「怎么回事」。

修改刻度、增加阴影等，这些技巧你可以逐渐积累，一篇文章讲不尽。
但是，你领会精神，就是内容为证明标题服务、标题是内容提炼。
04
把 PPT 画得好看一点
内容重于形式。那么，PPT 到底要不要画得好看？
最好是，好看又不是太好看。
什么意思？
传说中，麦肯锡 PPT 讲究格式，其实只注重「规范性」+「表现力」。
「规范性」是指：字体、字号、颜色、半角全角等纹丝不乱，否则感觉不专业、不认真。
「表现力」是指用合适的方式来突出你的信息，参考上面 3 张销售额的图片。
除此而外，麦肯锡对视觉的设计感并不强调，官方文件的风格是简洁甚至朴素的。
后来我去创业公司，发现把 PPT 做得逼格高一点，可以增加印象分。食物干净好吃最重要，但我们也为品相而付费。
However，绝大部分商务场合，你也不用把 PPT 做得太过设计感。为什么？
这是北大某个文档的封面，原来白底黑字，我帮忙美化一下。
去参加国际评估，白底黑字感觉太简陋，但也不用太花哨。
❶ 很累，得不偿失。
要花时间学、花时间练、花时间做，毕竟是锦上添花的东西，犯不着。
再直白点，你形式太讲究了、内容跟不上，就更加给人「华而不实」之感。
❷ 即使你做得到，你能保证每张、每次都费这个功夫么？团队其他人都做得到么？
PPT 经常是分工合作完成，还时不时捞出几页再改改。
譬如我写了个公司简介 PPT 讲讲概况和优势，今天 CEO 拿去见融资方、明天运营拿去见渠道、后天监管来现场调研……每次不同的人都会根据需要做点调整。
如果原本的 PPT 简介太讲究，人家修改过的效果，相当于你妈在莫兰迪色的客厅里给沙发盖了块红布；或者高冷风格的卧室里，你女儿非要给放只硕大的喜羊羊。
还不如前期不要太讲究，干净简洁就好。
这是一次培训的几页，大图、简单修饰、简单颜色、处处对齐。

❸ 即使你非常想考究，极其容易用力过猛。本想高大上，结果土味华丽。
高级感的核心原则在于克制——严禁使用很多颜色、控制过分修饰、严格养成「整齐」的习惯。
给大家看一个例子，这是一位经济史老师的 PPT 原版：
没什么特别不好，就是两位作者分别是单名和双名，不是很整齐；有些字太贴边框，有局促感。
修改后处处对齐 + 简单修饰，是否感觉精致了？这就是对齐的力量。


我很少做非常考究 PPT ，这样就够了，速度还快。

05
小结一下
最后，任何原理，重要的都是练习，才能真正记住、熟练。
大家不妨从这几个方面进行练习：
❶ always 先想想听众、场景、目标，决定多长时间、详略、风格；
❷ always 先写小作文提纲，想明白自己要说什么；
❸ always 追求每页讲得清楚，言之有物、言之有理；
❹ always 追求「性价比较好」的高级感，好看点是加分的，但不用太华丽——颜色克制、处处对齐。
如有收获，给我点个「在看」吧 ：）
市面上的 PPT 教程呢，很多都从基础开始，注重技巧，教你怎么把 PPT 画得特别好看。
可还有一点同样非常重要，那就是内容；真正考验人的，主要是逻辑。
所以我们不光要学操作，更要理解工作汇报的底层逻辑，领导和客户才认可。
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