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建立工作信息流，把资料文档收集、处理、归档，既能提高工作效率，又能节省工作时间，何乐而不为？
——TG编辑部 糖糖
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作者： Lachel
来源：L先生说（ID:lxianshengmiao）
授权 TalentGuide 发布
我想， 这些场景，你一定经历过。
在一堆文件夹中来来回回、进进出出，花了半小时就为了找一个文档；
每天接收到大量文件，久而久之，硬盘迅速被占满，想清理却不知道从何入手；
记下一段有用的信息，过两天要用的时候却忘了放在哪里，导致丢三落四，不得不多次返工……
这些现象，最主要的原因，是因为缺乏工作的条理性。
日本作家泉正人在《超级整理术》一书中，提到过：
据研究，一个现代商务人士，一天中会接触到大约 190 条信息；一年中花在找东西上的时间，大约是 150 小时。
什么是信息呢？
跟工作相关的一切资料，都是信息。小到一段与同事的对话，一个无意间提到的需求，一篇文章，一个吉光片羽的灵感，大到一份文档，一个表格，一份方案，都是一条信息。
每一次工作的执行，就是对信息的处理。要么是把信息作为执行对象（写方案、填表格），要么是作为辅助资料（链接、文章等），要么是对工作有用，需要在某个环节补充进来，纳入思考的（某个灵感、需求、BUG、注意点等）。
但实际工作中，许多人对信息的管理，是相当薄弱的。
我见过很多这样的情况：
跟新人交待一件事情，内容比较多，他频频点头称是，却没有任何动作。不得不示意他：记下来吧，要点太多了，会记不住的。
好一些的情况，会主动拿便签、记事本记下来。但这种也有个问题，交待的事情如果不是当天要办，过了两天，经常就找不到信息记录在哪里了，只得反复跑过来询问。更有甚者，直接忘了这回事，被指出之后才一脸恍然大悟：对喔，我忘了。
这就会导致，日常工作中，大量的时间和精力，都耗费在这些无意义的事情上面 —— 来回找信息，沟通，返工。
许多人的工作效率，就这样被一点点蚕食掉。
如何解决这个问题呢？
这就需要在工作中，建立一套信息处理体系。
我将其称为「工作信息流」体系。
一个典型的「工作信息流」是什么样的？
大抵上，如下图所示：
举几个简单的场景：
产品经理开发一个产品之前，可能会把一些想法发到几个种子用户群里，让种子用户帮忙做评判、出主意；有时候，还要做一个简单的问卷，让他们帮忙填写。这个过程可能会持续几周，那么，这几周里面的群聊天记录、填写的问卷，就是「可能用到的信息」。
下一步，产品经理需要做一个需求列表，把大家希望具备的功能列出来，再让开发去实现。这个时候，前面这些聊天记录和问卷回馈，就变成了「正需要用到的信息」—— 因为列表的完成，必须参考这些记录。当然，做好的列表，也归在这其中。
等产品上线了，进行下一个版本的更新，这时前面这些文件，就成了「已经用完的消息」。
这就是一段工作信息流的完整流程。
可以看到，如果没有做好信息流管理的话，就可能导致很多问题产生。
比如，没有把聊天记录保存起来，在列功能需求时，就很容易忘记参考大家提的意见，漏了几项重要功能没写。导致上线版本的效果，远远低于预期。
再比如，做一个活动方案，可能需要引用大量内容。如果没有管理好信息，就要打开几十个标签页，一堆 Excel 文档，一堆 Word 文件，翻微信记录、邮件……且不说在这里搜寻和整理资料的时间，光是翻来覆去查找这些文件，就浪费了不知道多少时间。
那么，如何建立自己的「工作信息流」呢？
下面，从收集、处理和归档三方面，详细讲述。
 一、概述 
整套「工作信息流」体系，最好是 以「项目」为核心。
什么是项目？
一个时间段内，通过一系列任务，最终完成一个独立的产出，就是一个项目。简而言之，写一篇约稿，是一个小项目；策划一个线上活动，是一个大一点的项目；开发一款APP，是一个更大的项目。
每一个项目，都有着自己的「工作信息流」。这样，当你着手去执行项目的时候，才能最快地知道：我有哪些信息可以用？有哪些资料需要参考？有哪些任务需要完成。
我们不妨以「策划一个线上活动」为一个项目，来详细讲解这套「工作信息流」体系。
 二、收集 
工作信息流，最核心的，就是把所有信息收集起来，在自己需要的时候，能够第一时间拿到手，进行处理。
那么，针对我们的项目，可能获取信息的方式，有这么几个：
 1. 用电脑的场景
假设我要为某品牌策划一场线上活动，那么，当我浏览网页的时候，可能会得到哪些方面的信息呢？
某平台发布的行业报告 —— 也许可以用在策划方案里，说服客户；
某友商做过的活动案例和 H5 页面 —— 也许可以用来参考；
某个专业网站对前者的评论和分析 —— 先存着，做方案时可以拿来对比；
或者，自己突发奇想的某个灵感 —— 赶紧记下来，后面再去好好思考、研究；
……
这些信息，我会用印象笔记，将它们全部聚合在同一个位置，便于在使用时迅速聚焦。
如何收集呢？
1）事先在印象笔记中新建一个笔记本，叫做 Inbox，用来作为收集箱；
2）遇到任何有价值的信息，用印象笔记的全局热键，新建一条笔记；
3）粘贴如下内容：需要收集的信息，来源网址，自己的想法和批注；
4）在「标签」处打上项目名，如「XX品牌活动」，便于检索。
于是，这条信息，就已经被完整地收纳进来了。
其他场景，诸如收到新邮件、用微信 PC 端聊天，也是一样的。复制，新建笔记，粘贴，加标签，完成。将所有信息，全部聚合在同一个地方，后面再慢慢去筛选和整理。
 2. 用手机的场景
用手机的场景，大多数，不超出这三种情况：微信聊天，面对面对话，拍照。
分情况讲：
◆ 微信聊天：用微信作为同步和中转的平台。先长按所有需要保存的信息，多选，再合并转发给自己。后面用电脑时，登录微信PC端，等内容同步过来，再转移到印象笔记里即可。
◆ 面对面对话：这种情况，直接在印象笔记中新建一页，选择录音，将对话的内容录下来即可。后面如果需要快速识别，可以用登录PC端，将音频「另存为」导出，再用讯飞听见转换即可（付费服务）。
◆ 拍照：这种就很简单，拍完，进入印象笔记，新建笔记，将图片嵌进去即可。
 3. 文件传输
这种是最常见的情况。
碎片化的信息，用印象笔记收纳很方便。整块的文件、文档，怎么处理呢？
我的建议是：建立一套规范体系，将文件存放在硬盘里，再连接到笔记中。
团队内部的文件，可以用亿方云或坚果云进行协作，省去文件传输的步骤。
举个例子：
我做完方案初稿，需要给 CEO 看一下，直接在本地文件夹打开，修改，关闭，等待后台自动同步完成。然后微信戳一下 CEO，告诉他「方案搞定了，你有空看一下」。等他有空的时候，直接打开他电脑上的文件，阅读，把批注写在里面，关闭。后台同步。我这边就能看到他的意见了。
微信收到文件，也是一样的：点击下载，下载完后，点右上角分享，分享给亿方云或坚果云 APP，选择保存的位置即可。
这里要提一下，文件保存和命名的规范。
很多人的习惯是把文件丢在桌面，等到桌面满了，再去慢慢清理。这样一来不好看，二来无论查找、整理，都非常费时费力。如果没有命名的习惯，那更是灾难 —— 不要觉得自己能记住，过两天很多人就记不住了。
规范的做法是什么？
是确定一套文件管理体系，每一次收到文件，都放到固定的位置上，做好命名。这样一来就非常清晰，需要什么文件，到相应的位置去找就好。
一套文件管理体系，需要包含哪些内容呢？
1）储存：
通用的做法，是按项目来划分文件夹。比如，在D盘中新建一个「XX品牌活动项目」的文件夹，在其下再建立「会议纪要」「方案」「报告」等子文件夹，把所有相关文件分门别类集中起来。
2）命名：
推荐的命名方式，是「日期_文件名_版本号」，比如：
170720_活动社媒推广方案_4.1
这样，不用打开，也能大致了解文件内容。
3）版本管理：
养成一个好习惯：任何文档，打开第一页，先新建一个表格，将每一次的修改记录，清清楚楚地记下来。包括：
最新版本，修改日期，修改人，修改提要，修改原因。
如：4.1，170720，Alan，P1/12/13/15 加批注。
这样的好处，是让对于文档的每一次修改，都有据可查。出了什么问题，有任何混淆，都能立刻找到相应的负责人，并澄清原因。
以上所有方式，如果你喜欢轻便、跨平台，建议用印象笔记；如果你只在电脑上处理事情，用 Onenote 也可以。
养成上述习惯，坚持践行，就能高效、清晰地收纳好每一条信息，避免时间的重复和浪费。
 三、处理 
当我们真正开始处理项目的时候 —— 比如说，开始着手做一份详尽的执行方案 —— 除了眼前的 PPT，还会有许多需要参考和思考的信息。比如各种搜集到的数据、各种萦绕在脑海里的问题、各种报表、参考案例……
它们可能来自于多条笔记，也可能来自于不同文件夹下的多个文件，那么，怎么保证把它们集中到一起，避免遗漏呢？
你需要建立一个「工作台」。
工作台，顾名思义，就是把所有「需要用到的信息」全部摆在面前，等待自己去处理。
具体做法是：
1）在印象笔记 / Onenote 中建立一个笔记本，命名为「工作台」；
2）执行某个项目时，在「工作台」中新建一页笔记，用项目名命名；
3）将所有项目相关的内容，全部记入工作台。
具体需要记录哪些内容呢？主要有下面几部分：
有哪些问题需要思考？
目前的进度和障碍是什么？
所有可能用到的资源是什么？
着重讲讲第三部分。
这一块，主要是笔记和文件。前者很简单，用标签筛选、笔记内链均可；
后者，如果是Onenote 的话，可以插入文件链接，用链接的方式打开文件，比较方便；印象笔记的话，可以直接用文字描述，以免遗漏。
这样一来，无论任何时候，只要打开这页「工作台」，就能对整个项目的状况 —— 做到哪里，该做什么，还需要做什么 —— 一目了然。
下一步，当你梳理好工作台上面的问题，找到了解决的方式，就要将「问题」转化为「行动」。
这一步，建议用滴答清单来完成。
用滴答清单列出所有的「行动」，执行后，再回到工作台，将结果记下来，方便后面查找。
这个「工作台」，就是你对于这个项目的「外部大脑」。所有关于项目的资料、信息，所有需要处理的原材料，全部放在这里。将你的大脑腾空，让它有更多的资源和空间去思考。
 四、归档 
最后一步，就是将已经执行完毕的项目，进行归档处理。
每一个项目，势必都会产生大量的文件。如果放任它们存放在硬盘里的话，很快就会占满空间。如果删掉，又担心后面要用到。该怎么办呢？
最好的办法，是储存在云端。
这一步，推荐用 Google 的云端硬盘来完成。
操作也很简单。打开 Google 云端硬盘，登录，点击新建-上传文件夹，选择你希望上传的文件夹，静待上传完成。（可以在「设置」中勾选：将上传的文件转换成 Google 编辑器格式。后面打开时会比较快）
完成后，将本地文件删掉，轻松搞定。
如果不方便用 Google，也可以试试国内的服务，比如腾讯微云。
这里再科普一下「网盘」和「同步盘」的区别：
前者是将内容上传到云端，你在本地的操作，不会影响云端，比如 Google云端硬盘、百度网盘；
后者是在本地同步生成一个文件夹，你在这个文件夹里面的所有操作，都会同步到所有地方，包括云端。比如亿方云、坚果云。
千万别混淆两者，不然你的文件就真的没了。
当然，在将文件上传之前，别忘了进行复盘。将整个项目中的教训、经验和有用的数据保留下来，储存在印象笔记里，作为下一次项目「可能用到的文件」，参与新的工作信息流。
最后，用一张图，来阐明整个流程吧。
你有哪些节省时间的工作技巧呢？
快来留言区跟我们一起分享吧~
关 于 本 文
  • 作者： Lachel,互联网经理人、高效管理达人,知乎 9 万关注、25 万赞作者,LinkedIn / 36 氪 / 插坐学院特约作者
  • 来源：L先生说（ID:lxianshengmiao）
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