本文作者:Angie 

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大家好,我是 Taka,上次咱们说了如何进行知识升级《如何进行「知识升级」,建立新的自我认知和更成熟的心智?》。想要升级知识系统,合理的时间管理可以让效率事半功倍。如何才能充分利用自己的工作时间,将有限的时间最大限度的利用起来呢?
今天我请来了,微信公众号Angie (ID:angie20160120)的作者来跟大家聊一聊这个话题。
过去一年多的时间里,在忙碌工作之余,我开始大量开发自己的兴趣,尝试做很多的事情。很多人非常好奇,你作为一枚运营总监,怎么挤出时间做自己感兴趣的事?
今天我想聊聊,普通职场人士必备的三条时间管理法则。给看这篇文章的每个伙伴一个提醒,看完后一定要行动起来哦,才有机会能成为真正高效的职场人士。
提前到达办公室
这个观念,我是在毕业五年后才开始形成。在那之前,我的认识是:公司给我的工资是固定的,待在公司的时间越少,不就意味着我的时薪越高?
印象很深,我的第一份工作的上司们,总是潇潇洒洒大摇大摆的每天10点多才来上班,我还幼稚地给自己设立过一个目标:我要尽早升职,就为了拥有可以10点多才上班的特权。
观念的改变,源于换到一家外企上班后,意外的发现我的男上司每天比我还早到办公室。一次聊天,我问他:你的职位都那么高了,为什么还那么严格要求自己呢?
他的回答,改变了我之后的整个人生——每天早到办公室的好处很多很多:
  • 你以身作则,你的下属也不会总是迟到;
  • 你每天都早到,同事看在眼里的,你给人的印象不会差;
  • 早到公司,还可以躲避掉上班高峰期;
  • 早到公司,可以让你养成早起的习惯;
  • 早到公司,你的一整天都是有把握而从容地开始;
  • 早到公司,你可以做任何你想做的事。
好处简直多到列不完,我由一开始每天早到30分钟,到后来每天固定早到1个小时,感觉整个人的职场幸福度得到大大的提升。
那么,一般情况下,早到办公室后,我会做什么?
  • 一边听着上班路上听的课程,一边给自己泡一杯玫瑰花茶;
  • 坐在自己的位置上,把上班路上听的课,做一下整理;
  • 整理完后,听一集 Ted 音频,并写下自己的收获;
  • 开始阅读,正常情况下阅读30分钟,留下5分钟做阅读总结;
  • 看昨天的工作清单,写下今天的工作任务;
  • 同事们陆续上班,开始进入工作状态。
至少有两个黄金专注工作期
什么是黄金专注工作期
我们先来定义一下:
  • 至少30分钟以上;
  • 做的工作尽量是重要而非紧急事件。
为什么需要满足以上两个定义?我身边有很多的职场人士,或者没有专注30分钟的意识,或者有,但把时间都花在了一些不太重要的工作上。
如何才能拥有黄金专注时间呢?
  • 记录你的工作时间状态,正常情况下,从上午和下午各挖出一个30分钟的时间来;
  • 锻炼你的专注:如何提升自己的专注力,给大家两个维度的方法。
1. 完全不被打扰的情况——番茄工作法:
番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于 GTD 更微观的时间管理方法。
使用番茄工作法,选择一个待完成的工作任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。
番茄工作法能极大地提高工作的效率,还会有意想不到的成就感。
一般情况下,你的工作任务最多4个番茄钟能够完成,如果4个番茄钟都没有办法完成,意味着任务难度系数太大,需要拆分成可行的小目标,以确保任务能够高效率的完成。
值得注意的是在这种完全不被他人打扰的情况下,我们还有可能会被自己打扰。大家脑补一下这么一个场景:你正在进行阅读,突然想起来水电费忘记交了,于是你打开支付宝交了水电费。
这里给大家的建议是,准备纸和本子,在专注的情况下,把你头脑中的一切想法写到纸上,继续专注你手头上的事。
2. 频繁被打扰的情况 ——一口气工作法:
在工作当中,被电话、客户、邮件、同事打扰的情况非常多,一口气工作法显得相当困难。
采用记录工作法,可以在被打扰后迅速回到工作状态当中,在多次尝试这种方法过后,我锻炼出了迅速切换角色回到当下工作状态的能力,这里分享给大家:
委婉说不:告知对方自己当下的工作任务重要而紧急,完成后会过去找TA;
短时间打扰:马上把被对方打扰的工作任务记录入手边的本子当中,继续回到当下任务,完成到一定阶段后,拿出本子完成同事交代的工作任务,并主动更新状态给对方;
需要离开位置:如果对方的工作确实比较紧急并且无法拒绝,我会让对方给自己几分钟的时间,把手头上的工作和思路做个简要的记录,再马上配合同事完成他的过;
重新回到位置:回到位置后,优先查看一口气工作任务表(可以针对重要任务建立专门的表格)中的任务简要概述,继续接着完成。
采用一口气工作法后,无论当天有多忙有多少人打扰工作,我总能很好的把每天的重要任务完成。
3. 开辟你的独处空间
办公室犹如一个大家庭,很难有真正属于自己的单独空间,如果你有单独的办公室,一天的工作日当中可以选一个时段关上办公室的门进行专注工作。
如果没有单独的办公室,最好的办法是找一间相对较小的会议室,关上门进行专注工作。
每周我都会为自己创造3-5次封闭空间的机会,能够非常高效率的完成工作任务之外,还有非常好的体验:我本身所在的公司非常大,通过寻找封闭空间,几乎把整个公司的每个角落都研究了一遍,新鲜而有趣。
列下工作清单
正常情况下,我的工作清单会有以下三个维度
  • 工作正式开始前的当天 To do list,列出每天必须要完成的重要三件事+其他事项清单;
  • 工作期间临时接到的新添加任务+Deadline 时间;
  • 每天工作结束时,从未完成事件、当日总结、明天待办事件三个维度整理工作清单;
这里要提醒大家的是,工作清单的最大用处是解放你的大脑。我们的大脑,是要用在思考的维度上,而非记事情本身。
思维也提供给你了,好处也告诉你了,怎么做也写了出来,只差你的行动哦!
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